Se você não souber como engajar seus fornecedores estará perdendo mais e melhores negócios, então veja como engajá-los e elevar sua gestão de viagens até o topo

Para manter a gestão das viagens corporativas de forma adequada é importante que o gestor da empresa mantenha sempre uma excelente relação ao engajar seus fornecedores, coletando e organizando dados relevantes, possuindo metas bem definidas e conservando algumas estratégias de negociação. O engajamento com fornecedores de veículos, hotéis e companhias aéreas é essencial para que a gestão das viagens seja eficiente e para que as negociações apresentem ótimos resultados. Veja abaixo como você pode engajar seus fornecedores e obter os melhores acordos!

Engajar seus fornecedores de veículos

1) Colete muitos dados

Faça uma coleta de dados com informações detalhadas sobre o uso de veículos por seus colaboradores, contendo o volume total de transações para a locação de veículos, além do período de dias e despesas com locações feitas em ocasiões anteriores. Tenha uma boa ideia sobre as milhas ou quilometragens percorridas, o estilo do carro: compacto ou não, com duas ou quatro portas e outros detalhes.

Recolha informações sobre alugueis internacionais, locação de carros para menores de 25 anos, necessidades de serviços e condições especiais de faturamento, além de dados sobre acidentes, especialmente quando a negociação tiver resultado favorável para sua empresa. Também recolha dados que mostrem como a política de viagens da empresa está sólida e bem executada; com isso, será mais fácil engajar seus fornecedores.

2) Defina uma estratégia

Uma delas pode ser a de propor um contrato de exclusividade nacional com uma locadora de veículos de sua confiança. Mas você pode, além disso, propor um acordo com um fornecedor principal e um secundário, caso o primeiro não possa atendê-lo no momento e áreas de seu interesse. Também procure fazer acordos com fornecedores de veículos que atendam sua demanda para viagens internacionais.

Não deixe de considerar ainda as necessidades de negócios diferenciados que os fornecedores de veículos poderiam vir a assumir, onde demandasse frotas de caminhões comerciais ou aluguel de equipamentos, por exemplo.

Uma boa estratégia na gestão de viagens corporativas também é rever a política da empresa quanto ao uso de veículos pessoais para tratar de negócios internos. Além de um risco de ferir a responsabilidade da empresa, essa prática também pode acarretar em uma despesa significativa, prejudicando a gestão de viagens.

3) Faça a solicitação de propostas

Para elaborar sua proposta leve em conta tanto sua coleta de dados como toda a estratégia definida por você.

Não deixe de especificar as classes de veículos que deseja alugar, a cobertura de seguros de sua preferência, os programas de fornecedores, assim como tarifas e taxas, e outros elementos necessários na sua proposta.

4) Negocie

Para negociar é essencial que você saiba com clareza exatamente qual será o uso dos automóveis pela empresa e seus colaboradores. O tipo de carro alugado junto a seus fornecedores, o dia da semana e período da locação, a cidade onde o carro será retirado e devolvido, caso a locação não seja circular, ou mesmo se o carro será alugado e devolvido na mesma cidade de retirada.

Tenha certeza de que a empresa irá optar pelo fornecedor mais bem avaliado na demanda que necessita. Mas leve em conta aqueles fornecedores que ofereçam as melhores tarifas especiais, boa cobertura e que tenham estabilidade para cumprimento do acordo, potencial para continuidade da parceria a longo prazo, e capacidade de emissão de relatórios e outros pontos importantes da transação.

Engajar seus fornecedores de companhias aéreas

1) Analise o mindset (forma de pensar) da empresa

Procure entender a linha de pensamento da empresa, traçando suas necessidades, o volume de viagens e milhagens por período, os benefícios de interesse, sua política de viagens e se os bônus de possíveis acordos cobririam os custos que uma implementação dos mesmos demandaria dentro da empresa.

Outro ponto importante para entender o mindset da empresa é conversar com seus colaboradores que costumam viajar com maior frequência identificando as companhias aéreas que eles costumam utilizar e que tipo de comodidades eles consideram importantes. Obviamente, as intenções dos viajantes só devem ser realmente adotadas se elas estiverem em conformidade com a política interna da empresa.

2) Junte informações e comece

Entenda seus padrões de viagens a partir da coleta de dados e escolha uma companhia aérea que esteja melhor alinhada com suas necessidades corporativas. Para isso, analise os pontos fortes e os diferenciais de custos e serviços oferecidos por diferentes companhias aéreas e que você esteja considerando como fornecedoras.

Se você conta com uma empresa e serviços específicos para a gestão de viagens corporativas, é possível, em alguns casos, enviar a eles apenas alguns detalhes de suas necessidades e contar com estas agências e consultores para agilizar mais profundamente esse processo.

3) Negocie o acordo

Primeiramente deixe claro para a companhia aérea os benefícios de aceitar um acordo com sua empresa. Geralmente essa negociação exigirá um tanto de persistência da sua parte já que as companhias aéreas tendem a ser bastante seletivas quanto as contas pelas quais “lutar”.

É válido tentar negociar viagens para grupos em destinos frequentes ou mesmo descontos para viagens internacionais. Uma boa prática para obter os melhores acordos, nestes casos, é tentar manter o gerente financeiro da empresa presente durante essa etapa, onde ele poderá apresentar o real valor e relevância da empresa para aquela companhia aérea.

4) Gerencie o acordo

Publique a política de voos internamente e garanta com que a empresa de gestão de viagens e todos os representes envolvidos estejam cientes do negócio acordado e entendam muito bem seus papéis na implementação do mesmo.

Monitore todo o processo por meio de relatórios gerenciais para mensurar a atual gestão, assim como procedimentos que devem ser reconsiderados e reajustados em negociações futuras.

Engajando hotéis

1) Defina metas e estratégias

Identifique seus objetivos ao estabelecer um programa de hospedagem, avalie os recursos que dispõe e o tempo para realizar sua meta. Considere a viabilidade de gerir internamente o processo e se não é mais vantajoso terceirizar esse trabalho para uma empresa de gestão de agências de viagens que pode ter um departamento focado em encontrar as melhores opções de hospedagem para seus colaboradores.

Procure traçar estratégias a serem usadas ao longo do ano, conforme as necessidades da empresa, além de requisitos comumente feitos pelos viajantes e as tendências gerais nesse setor. Colete dados, relatórios e identifique preços de hotéis e diferenciais de serviços oferecidos.

2) Utilize ferramentas de negociação

Procure utilizar ferramentas eletrônicas ou mantenha contato com consultorias que possam te ajudar na negociação com o fornecedor. A tecnologia pode agilizar algumas demandas e as consultorias podem desenvolver um programa de hotéis corporativos ajustado a sua necessidade.

3) Defina o que irá negociar

Café da manhã; restaurantes, bares e serviços de quarto; salas de reunião; academia; garagem ou estacionamento com manobrista; cancelamento sem penalização; benefícios do programa de fidelidade e etc.: confira exatamente que serviços e características são importantes para você na negociação.

Também observe a política de cancelamento do hotel, taxas de reunião ou taxas de saída antecipada. Especiais de fim de semana onde os funcionários utilizem o hotel para viagens de lazer pessoal podem ajudar a garantir que os hotéis reduzam a taxa negociada e honrem com todas as comodidades negociadas;

4) Comunique e acompanhe o programa

Comunique sua equipe sobre o acordo e implementação dele. Por fim, acompanhe os resultados analisando os dados coletados durante a vigência do contrato. Também vale pedir um feedback dos colaboradores, através de questionários sobre seus hotéis preferidos e eventuais queixas sobre os fornecedores e a qualidade dos serviços prestados.