Gestão em viagens corporativas: 3 mercados-modelos

Confira 3 cases de sucesso em gestão em viagens corporativas para se atentar e melhorar sua própria gestão

A adoção de um modelo de gestão em viagens corporativas passa por vários caminhos. Para ser bem-sucedida, é essencial que se conheça muito bem a empresa administrada. Mas não só: também as etapas da política de viagens e sua aplicação. É apenas a partir de uma boa análise da realidade e dos problemas enfrentados pela empresa que se pode encontrar e mensurar os equívocos. Então, reajustar esse modelo de gestão para que ele esteja mais adequado às metas da empresa. Com isso, é possível oferecer maior agilidade nos processos, análise de resultados e gerando economias expressivas a partir da nova cultura de gestão.

Um sistema selfbooking é uma ferramenta importante nesse processo. Afinal, permitirá que a corporação não apenas atinja resultados satisfatórios, mas continue os acompanhando e ajustando ao longo do tempo. Mas ao adotar um sistema assim, é importante contar com uma equipe de atendimento. Esta equipe precisa entender exatamente “onde o sapato aperta” para cada empresa. Desta forma, dará autonomia e capacitação para que a empresa possa operar seu modelo de gestão dentro dessa ferramenta. Como? Coletando resultados e trabalhando mais e melhor em cima deles.

As empresas abaixo são 3 três experiências muito bem-sucedidas ao reajustarem seus modelos de gestão em viagens corporativas. Todas elas puderam identificar as falhas, morosidades e custos de seus velhos procedimentos. E mais: encararam a implementação de um novo modelo solucionador e eficiente para seus problemas.

Case 1 – Segmento: tecnologia diversificada

Um grande grupo econômico multinacional do ramo de tecnologia diversificada, com operação em mais de 70 países. Estavam enfrentando uma série de problemas com sua gestão em viagens corporativas. Para driblar isso, essa empresa entrou em contato com a Costa Brava. A ideia seria desenvolvermos juntos um plano de gestão, estabelecendo processos de implementação de cada etapa. Isso seria feito por uma recomendação de Service Level Agreement (SLA), um acordo de nível de serviço. Além disso, o novo modelo de gestão seria permeado por uma rotina de mensuração de resultados. Estes seriam obtidos para identificar acertos e morosidades em cada etapa.

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Algumas práticas que foram utilizadas nesse processo foram:
1) a adoção de um sistema selfbooking;
2) a gestão de custos invisíveis;
3) a negociação de acordos;
4) o estabelecimento de uma antecedência mínima,
5) a opção pela menor tarifa obrigatória.

Já o processo de implementação estava previsto para um prazo total de 45 dias, desde o kick-off, o pontapé inicial da gestão. Passaria pela migração dos acordos, treinamento do sistema Reserve, da Costa Brava. E, então, por avaliação do SLA recomendado, a formatação dos relatórios até, finalmente, a parametrização do sistema.

Ao final desse processo, esse grande grupo econômico conseguiu atingir 4% de economia do volume total gasto em viagens durante o ano de 2013. A porcentagem pode parecer inexpressiva para alguns… Mas é uma grande economia se você considerar que ela foi aplicada em um total de 1.600 transações feitas, em média, a cada mês por essa empresa. O gestor de viagens da empresa classificou a equipe de atendimento da Costa Brava como uma equipe “muito profissional, ágil e prestativa.”

Case 2 – Segmento: produtos à base de plástico

Temos o caso de uma grande empresa fabricante de produtos à base de plástico, como isqueiros, canetas e aparelhos de barbear. Ela enfrentava problemas na gestão de sua política de viagens corporativas. A empresa utilizava pouco o sistema de selfbooking internamente. Assim, os processos de aprovação eram demorados, com a antecedência média diminuindo em relação aos anos anteriores. Havia ainda pouca economia em acordos aéreos, hoteleiros e com receitas invisíveis.

A solução foi encontrar, junto à Costa Brava, uma política de viagens e um plano de gestão que estivessem focados nos resultados em longo prazo. Um modelo de gestão que não caísse na zona de conforto após atingir o sucesso. E, sim, que continuasse em busca de alçar voos ainda mais altos, com melhorias a cada período de tempo.

Em 2013, a empresa ampliou o uso do selfbooking, diminuiu a média de tempo de aprovação para 2h! Não para por aí: manteve uma antecedência média de 11 dias e conseguiu uma boa economia em acordos e receitas invisíveis. Em acordos aéreos a empresa conseguiu economizar um total de R$ 101 mil e R$ 44.642 em acordos hoteleiros. Já nas tarifas invisíveis, ela pôde economizar R$ 10.100 com tarifas e obter R$ 3.666 de isenção do no-show. Sendo assim, apenas naquele ano de 2013, a empresa teve uma economia total de R$ 159.408.

Esse case é um belo exemplo sobre aderir a um modelo de gestão em viagens corporativas eficiente, junto à uma empresa de sua confiança. Isso pode não só melhorar todo o processo de gestão, mas também gerar maior economia.

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Case 3 – Segmento: higiene e limpeza

Com um processo manual e centralizado para gerir suas viagens corporativas, certa empresa nacional no ramo de produtos de limpeza decidiu contatar a Costa Brava. Afinal, definiríamos juntas um novo modelo de gestão, que estabelecesse uma nova cultura sobre as viagens corporativas. Ainda, que fosse menos moroso do que a média de 48h que o antigo processo estava levando.

O mapeamento do velho processo permitiu que fossem estabelecidas novas ações, como a antecipação de todas as informações. Também estabelecemos treinamento direcionado do sistema Reserve, com uma pessoa dedicada ao suporte em caso de dúvidas sobre o uso do sistema. E ainda um consultor full-time para sanar eventuais dúvidas sobre a viagem e o novo fluxo de processo e um manual de fluxo de trabalho da empresa.

Esta cliente da Costa Brava conseguiu atingir ótimos resultados, com redução de custos nas viagens corporativas! Teve um modelo de gestão em viagens mais eficiente, capaz de oferecer análises de relatórios gerenciais criteriosos e gerenciamento e utilização de créditos de bilhetes não voados. Além disso, essa grande empresa nacional passou a contar com suporte na negociação com fornecedores e atendimento personalizado para sua equipe.

A supervisora de benefícios e serviços dessa empresa conta que “a escolha pela Costa Brava foi baseada em uma empresa que tivesse em seu portfólio a seriedade como um dos seus principais pontos. E esta seriedade se concretizou nestes 2 anos de parceria”. Ainda segundo a supervisora “a excelência do serviço prestado se solidifica com os resultados obtidos através dos relatórios gerenciais apresentados, gestão efetiva de viagens e foco no cliente.”

Conclusão

Como você vê nos cases destas três empresas, um modelo de gestão em viagens corporativas deve passar sempre pela adoção de um sistema selfbooking. Mas igualmente deve compreender os problemas que cada empresa pretende solucionar. E, claro, oferecer atendimento personalizado, com profissionais capacitados para identificar as dificuldades enfrentadas e direcionar os colaboradores da empresa para a melhor solução, etapa por etapa.

Unir preço, conforto e segurança: a arte de executar uma viagem

Ou: por que o gestor de viagens é tão importante para as empresas no quesito conforto e segurança?

O gestor de viagens é alguém responsável por analisar cada etapa de cada viagem corporativa buscando as melhores alternativas em conforto e segurança, bem como preço. Ele busca alinhar:

  • Custo-benefício;
  • Mobilidade;
  • Tecnologia;
  • Savings;
  • Segurança,
  • E conforto dos passageiros.

Para isso, o gestor de viagens costuma ser a pessoa que transita por várias competências. E todas elas estarão envolvidas no processo da viagem dentro e fora da empresa em que atua. Ele mantém o foco em conforto e segurança do viajante em primeiro lugar.

Isso faz com que o gestor de viagens tenha que dispensar atenção a itens como:

  • A Política de Viagens (PV) da empresa;
  • Os apontamentos de Recursos Humanos (RH);
  • As necessidades e informações necessárias para o passageiro;
  • O sistema de agendamento de viagens por meio de ferramentas específicas de selfbooking ou Online Booking Tool (OBT);
  • A escolha e acompanhamento do trabalho da Travel Management Company (TMC), que é a agência de viagem que atende a empresa;
  • A negociação com os fornecedores de viagem;
  • A gestão financeira e a medição de sucesso do programa de gestão de viagens, a partir do retorno sobre o investimento (ROI) contabilizados por cada uma das viagens ocorridas pela empresa ao longo de um período.

Essa análise de resultados é uma constante na vida do gestor de viagens. E uma informação a ser comparada viagem após viagem, período após período, em busca de padrões e desvios que demandem ajustes ou a continuidade da estratégia que apresentar bons resultados.

Veja alguns itens que o gestor de viagens (ou a gestora) costuma se lembrar para unir preço, conforto e segurança:

Reduzir custos nesta área (de viagens) que é uma das que mais consome recursos

É o gestor de viagens quem está mais apto a ter uma previsão realista de quanto a empresa costuma gastar com as viagens corporativas. São eles também que melhor sabem onde economizar! E têm know-how o bastante para saber quais ações tomadas poderão ampliar ou reduzir os gastos na empresa. A viagem pode ser um belo investimento… Mas, como todo investimento, deve apresentar resultados (ou negócios firmados) – o gestor de viagens é o cara que sabe onde e quando investir.

Conforto e estresse importam sim para o gestor de viagens e para a legislação

O gestor de viagem conhece a legislação trabalhista e tem o feeling certo para entender que suas decisões devem respeitar uma ética corporativa. Suas decisões cuidarão da economia, mas sem nunca esquecer de garantir conforto e segurança nas viagens corporativas. O bem-estar do viajante e facilidade de informações sobre a viagem é algo que ele lembrará de cuidar.

Impacto ambiental é uma preocupação do novo gestor de viagens, especialmente em multinacionais

Um gestor de viagem conectado com as novas preocupações mundiais sabe a importância do protocolo de Kyoto, especialmente entre as multinacionais. Ele saberá criar políticas verdes para reduzir o impacto ambiental gerado com as viagens. Ele poderá, por exemplo, adotar uma política de geração de créditos para plantio de árvores conforme a quantidade de gás carbônico emitida pelos aviões (carbon free). Ou simplesmente optar por hotéis que façam coleta seletiva.

Métricas e resultados são a “Bíblia” do gestor de viagens

O gestor de viagens costuma analisar tudo que faz, o que é ótimo. Dessa forma, todos os resultados e adequações com a política de viagens estarão por lá, pertinho dele. Assim, irá consultar o que pode manter e o que precisa ser corrigido para que a empresa tenha mais economia e resultados a partir das viagens de negócio.

Ele sabe o que faz e pode explicar tudo em gráficos para quem for mais analítico:

  • Volume vs. transações;
  • Desvios da política de viagens;
  • Variação mensal;
  • Volume;
  • Transações para observar eventos atípicos;
  • Tipos e potenciais de savings pelo acordo de viagens;
  • Market-share de companhias aéreas e fornecedores terrestres,
  • Além de outras informações precisas sobre a viagem.

Uso do      selfbooking      para parametrizar a política de viagens

O gestor de viagens sabe a importância dos recursos tecnológicos para aprimorar a gestão das viagens corporativas. Por isso, ele frequentemente utiliza o selfbooking para parametrizar a política de viagens entre todos os funcionários.

O agendamento fica descentralizado! Mas, com segurança de cumprimento da política e registro de dados sobre as compras, viagens feitas e a possibilidade de uma mensuração de resultados mais efetiva.

Negociação com fornecedores para ajudar o financeiro e o viajante

Negociar com fornecedores de viagens é fundamental para garantir bons negócios sendo fechados. Desde identificar oportunidades até elaborar a proposta, estabelecer e negociar acordos para garantir benefícios para viajantes, gerar savings e dar corpo à política de viagens. Ele sabe como, quando e com quem se comunicar para obter benefícios.

Gestor de viagens: um administrador competente

O gestor de viagens é, sobretudo, um grande administrador que não se limita a reservar, comprar e emitir passagens e nem a fazer reservas de hotéis. Pelo contrário, ele aprimora todos esses processos para que se tornem cada vez mais auto gerenciáveis entre o quadro de colaboradores da empresa.

Ao ganhar tempo nos processos, o gestor de viagens pode cuidar daquilo que melhor lhe compete:

  • A administração das viagens corporativas;
  • Cortes de custos desnecessários;
  • Estabelecimento e parametrização da política de viagens;
  • Análise de investimentos e resultados com as viagens…

Por isso é fundamental que tenha a parceria de uma ótima TMC!

A melhoria de produtividade e economia geradas por um gestor de viagens são de valor inestimável para as corporações, já que as viagens corporativas tendem a ser uma das despesas mais significativas em grandes empresas. São despesas que, conforme o caso e tipo de empresa, podem chegar à casa dos milhões.

Com um gestor participativo, estas somas deixam de ir pelo ralo e voltam para o caixa da empresa. É uma bela economia, ou não é?