Como engajar seus fornecedores e melhorar sua gestão de viagens

Se você não souber como engajar seus fornecedores estará perdendo mais e melhores negócios, então veja como engajá-los e elevar sua gestão de viagens até o topo

Para manter a gestão das viagens corporativas de forma adequada é importante que o gestor da empresa mantenha sempre uma excelente relação ao engajar seus fornecedores, coletando e organizando dados relevantes, possuindo metas bem definidas e conservando algumas estratégias de negociação. O engajamento com fornecedores de veículos, hotéis e companhias aéreas é essencial para que a gestão das viagens seja eficiente e para que as negociações apresentem ótimos resultados. Veja abaixo como você pode engajar seus fornecedores e obter os melhores acordos!

Engajar seus fornecedores de veículos

1) Colete muitos dados

Faça uma coleta de dados com informações detalhadas sobre o uso de veículos por seus colaboradores, contendo o volume total de transações para a locação de veículos, além do período de dias e despesas com locações feitas em ocasiões anteriores. Tenha uma boa ideia sobre as milhas ou quilometragens percorridas, o estilo do carro: compacto ou não, com duas ou quatro portas e outros detalhes.

Recolha informações sobre alugueis internacionais, locação de carros para menores de 25 anos, necessidades de serviços e condições especiais de faturamento, além de dados sobre acidentes, especialmente quando a negociação tiver resultado favorável para sua empresa. Também recolha dados que mostrem como a política de viagens da empresa está sólida e bem executada; com isso, será mais fácil engajar seus fornecedores.

2) Defina uma estratégia

Uma delas pode ser a de propor um contrato de exclusividade nacional com uma locadora de veículos de sua confiança. Mas você pode, além disso, propor um acordo com um fornecedor principal e um secundário, caso o primeiro não possa atendê-lo no momento e áreas de seu interesse. Também procure fazer acordos com fornecedores de veículos que atendam sua demanda para viagens internacionais.

Não deixe de considerar ainda as necessidades de negócios diferenciados que os fornecedores de veículos poderiam vir a assumir, onde demandasse frotas de caminhões comerciais ou aluguel de equipamentos, por exemplo.

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Uma boa estratégia na gestão de viagens corporativas também é rever a política da empresa quanto ao uso de veículos pessoais para tratar de negócios internos. Além de um risco de ferir a responsabilidade da empresa, essa prática também pode acarretar em uma despesa significativa, prejudicando a gestão de viagens.

3) Faça a solicitação de propostas

Para elaborar sua proposta leve em conta tanto sua coleta de dados como toda a estratégia definida por você.

Não deixe de especificar as classes de veículos que deseja alugar, a cobertura de seguros de sua preferência, os programas de fornecedores, assim como tarifas e taxas, e outros elementos necessários na sua proposta.

4) Negocie

Para negociar é essencial que você saiba com clareza exatamente qual será o uso dos automóveis pela empresa e seus colaboradores. O tipo de carro alugado junto a seus fornecedores, o dia da semana e período da locação, a cidade onde o carro será retirado e devolvido, caso a locação não seja circular, ou mesmo se o carro será alugado e devolvido na mesma cidade de retirada.

Tenha certeza de que a empresa irá optar pelo fornecedor mais bem avaliado na demanda que necessita. Mas leve em conta aqueles fornecedores que ofereçam as melhores tarifas especiais, boa cobertura e que tenham estabilidade para cumprimento do acordo, potencial para continuidade da parceria a longo prazo, e capacidade de emissão de relatórios e outros pontos importantes da transação.

Engajar seus fornecedores de companhias aéreas

1) Analise o mindset (forma de pensar) da empresa

Procure entender a linha de pensamento da empresa, traçando suas necessidades, o volume de viagens e milhagens por período, os benefícios de interesse, sua política de viagens e se os bônus de possíveis acordos cobririam os custos que uma implementação dos mesmos demandaria dentro da empresa.

Outro ponto importante para entender o mindset da empresa é conversar com seus colaboradores que costumam viajar com maior frequência identificando as companhias aéreas que eles costumam utilizar e que tipo de comodidades eles consideram importantes. Obviamente, as intenções dos viajantes só devem ser realmente adotadas se elas estiverem em conformidade com a política interna da empresa.

2) Junte informações e comece

Entenda seus padrões de viagens a partir da coleta de dados e escolha uma companhia aérea que esteja melhor alinhada com suas necessidades corporativas. Para isso, analise os pontos fortes e os diferenciais de custos e serviços oferecidos por diferentes companhias aéreas e que você esteja considerando como fornecedoras.

Se você conta com uma empresa e serviços específicos para a gestão de viagens corporativas, é possível, em alguns casos, enviar a eles apenas alguns detalhes de suas necessidades e contar com estas agências e consultores para agilizar mais profundamente esse processo.

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3) Negocie o acordo

Primeiramente deixe claro para a companhia aérea os benefícios de aceitar um acordo com sua empresa. Geralmente essa negociação exigirá um tanto de persistência da sua parte já que as companhias aéreas tendem a ser bastante seletivas quanto as contas pelas quais “lutar”.

É válido tentar negociar viagens para grupos em destinos frequentes ou mesmo descontos para viagens internacionais. Uma boa prática para obter os melhores acordos, nestes casos, é tentar manter o gerente financeiro da empresa presente durante essa etapa, onde ele poderá apresentar o real valor e relevância da empresa para aquela companhia aérea.

4) Gerencie o acordo

Publique a política de voos internamente e garanta com que a empresa de gestão de viagens e todos os representes envolvidos estejam cientes do negócio acordado e entendam muito bem seus papéis na implementação do mesmo.

Monitore todo o processo por meio de relatórios gerenciais para mensurar a atual gestão, assim como procedimentos que devem ser reconsiderados e reajustados em negociações futuras.

Engajando hotéis

1) Defina metas e estratégias

Identifique seus objetivos ao estabelecer um programa de hospedagem, avalie os recursos que dispõe e o tempo para realizar sua meta. Considere a viabilidade de gerir internamente o processo e se não é mais vantajoso terceirizar esse trabalho para uma empresa de gestão de agências de viagens que pode ter um departamento focado em encontrar as melhores opções de hospedagem para seus colaboradores.

Procure traçar estratégias a serem usadas ao longo do ano, conforme as necessidades da empresa, além de requisitos comumente feitos pelos viajantes e as tendências gerais nesse setor. Colete dados, relatórios e identifique preços de hotéis e diferenciais de serviços oferecidos.

2) Utilize ferramentas de negociação

Procure utilizar ferramentas eletrônicas ou mantenha contato com consultorias que possam te ajudar na negociação com o fornecedor. A tecnologia pode agilizar algumas demandas e as consultorias podem desenvolver um programa de hotéis corporativos ajustado a sua necessidade.

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3) Defina o que irá negociar

Café da manhã; restaurantes, bares e serviços de quarto; salas de reunião; academia; garagem ou estacionamento com manobrista; cancelamento sem penalização; benefícios do programa de fidelidade e etc.: confira exatamente que serviços e características são importantes para você na negociação.

Também observe a política de cancelamento do hotel, taxas de reunião ou taxas de saída antecipada. Especiais de fim de semana onde os funcionários utilizem o hotel para viagens de lazer pessoal podem ajudar a garantir que os hotéis reduzam a taxa negociada e honrem com todas as comodidades negociadas;

4) Comunique e acompanhe o programa

Comunique sua equipe sobre o acordo e implementação dele. Por fim, acompanhe os resultados analisando os dados coletados durante a vigência do contrato. Também vale pedir um feedback dos colaboradores, através de questionários sobre seus hotéis preferidos e eventuais queixas sobre os fornecedores e a qualidade dos serviços prestados.

Como o gestor de eventos pode se beneficiar das feiras de negócios?

Feiras de negócios podem ser aposta de gestor de eventos contra a crise

Eventos corporativos criam um canal aberto de relacionamento entre a empresa e seu público consumidor. O grande erro, no entanto, é pensar neles apenas nos momentos de prosperidade econômica da empresa, como se fossem um investimento “extra”. Um gestor de eventos que esteja bem sintonizado com o mercado poderá encontrar nos eventos corporativos algumas soluções reais para alavancar a economia da empresa, mesmo, e especialmente, em tempos de retração da economia. É que os eventos acabam fomentando uma movimentação econômica que é favorável tanto à empresa como à economia geral do país. Não acredita?

Uma pesquisa promovida pela Associação Brasileira de Empresas e Eventos, ABEOC Brasil, em parceria com o SEBRAE, e realizada em 2013, mostrou como o setor de eventos já representa nada menos que 4,3% do PIB nacional. Os eventos têm assumido esse papel importante na economia do país exatamente porque eles fazem com que as empresas comecem a “se mexer” economicamente, sendo impulsionadas por novos e bons contratos que a favorecem diretamente.

Em 2014, as viagens corporativas, por exemplo, foram responsáveis pela criação de 752 mil empregos no país e é claro que isso tem um efeito positivo na economia. Mas, para as empresas que buscam resultados rápidos, as feiras de negócios e outros eventos corporativos podem ser uma saída rápida para criar um primeiro contato com o público, abrir espaço para networking estratégico e realmente para se firmar novos contratos, que poderão sentir de perto alguma confiança na empresa, perceber a estabilidade em seu quadro de funcionários e a qualidade dos serviços prestados por ela.

Feiras de negócios podem, por exemplo, ser uma base para todo o meio empresarial, já que podem criar oportunidades na chamada Economia Solidária, onde associações, cooperativas, empresas autogestionárias e, no outro lado, grandes multinacionais e setores governamentais, podem dividir um mesmo espaço, onde formam uma rede de contatos e oportunidades para todos eles. É um encontro direto entre o comprador e vendedor que ultrapassa as barreiras locais para juntar o interesse nacional e internacional naquele ambiente.

Não é desprezível também o poder midiático que alguns desses eventos acabam ganhando. Divulgar o evento para a imprensa e receber algum tipo de cobertura e divulgação pode ser uma exposição importante para a marca e serviços que a empresa oferece. Um caminho para se conseguir isso é o de criar eventos que se comuniquem diretamente com os interesses da sociedade, rompendo os limites corporativos, mas, claro, sem nunca os deixar de lado.

Outros eventos corporativos, como o que ocorre com os congressos, podem ainda se tornar um setor de discussão sobre o mercado e oferecer novas oportunidades que não haviam sido consideradas pela empresa. Eles apresentam diferentes formas de se acessar conhecimento especializado no segmento, onde é possível projetar tendências e encontrar soluções criativas para alavancar as vendas dentro da empresa. Há neles uma bela conexão entre as vendas firmadas, o marketing que eles possibilitam sobre a empresa e um conteúdo que favorece a reciclagem de profissionais do meio que poderão, por meio desses eventos, se inteirar de todas as tendências no mercado nos próximos meses ou anos.

Saída contra a crise
Com a retração da economia, as empresas podem se beneficiar muito das feiras de negócios. Tanto por seu potencial em atrair um público diversificado, disposto a investir, como em propagar a marca e criar relações estratégicas. Veja alguns dos potenciais das feiras de negócios e que um bom gestor de eventos deveria observar:

– Segundo o SEBRAE, em matéria divulgada em 2015, as feiras de negócios movimentam uma soma de 16 bilhões ao ano apenas em São Paulo;

– O Sudeste é a região mais aquecida por feiras de negócios, onde são promovidas 48% das feiras (uma média de 2.220) que acontecem anualmente no país. É uma região vibrante, que atrai muitos turistas, e ideal para o gestor de eventos explorar;

– Também há boas oportunidades no Sul, onde acontecem 30,6% das feiras, no Nordeste, com 10,4%, na região Centro-Oeste, com 6,8% e na região Norte, onde ocorrem 3,9% das feiras do país;

– Mesmo cidades do interior já têm observado o potencial das feiras de negócios para a economia local e algumas empresas por lá têm apostado nestes eventos;

– O gestor de eventos pode encontrar sempre um local para se posicionar no mercado, onde as feiras de negócios já são estáveis, ou então explorar o mercado potencial, ao promover feiras em novas regiões;

– Feiras abrem portas para novos negócios, já que promovem um “encontro” entre vendedores e compradores de diferentes regiões e países;

– A comunicação é muito mais fluída durante as feiras de negócios e a empresa conversa diretamente com seu cliente, face a face, onde pode entender o problema que ele enfrenta e ter uma postura ativa ao oferecer a solução ideal;

– Ao participar delas, as empresas podem demonstrar ou tomar conhecimento de novas tecnologias no mercado. É uma forma da empresa ter contato com ferramentas que possam aprimorar o trabalho prestado por ela, conquistar negócios e reduzir custos;

– Participantes e promotores podem dialogar sobre o setor e abrirem a mente para novos insights e oportunidades dentro de seu segmento;

– As feiras de negócios podem expor a marca e elevar sua competitividade junto ao mercado. É uma bela promoção a ser liderada por um gestor de eventos competente;

– Feiras também favorecem o turismo de negócios, e conforme esse índice é elevado, isso resulta em grandes possibilidades de contrato para as empresas, ao mesmo tempo que fomentam a economia geral do país;

– As feiras são flexíveis e podem ser ajustadas conforme a necessidade de cada de região onde ela se realiza. O respeito à cultura e dinâmica econômica de cada espaço é algo que pode aprimorar a relação entre expositores e consumidores;

– Se somados os espaços dedicados às feiras de negócios, congressos e outros eventos corporativos, há uma disponibilidade de 9.445 espaços para eles em todo o país, conforme pesquisa do SEBRAE e ABEOC em 2013;

– Nesta média geral, estimou-se que naquele ano (2013) os eventos tenham contado com a presença de 202,2 milhões de pessoas, sendo que cada uma delas desembolsou uma média R$161,80 por dia nestes eventos – uma soma de R$99,3 bilhões;

– Comparado aos valores da pesquisa anterior, de 2011, o valor movimentado representou um aumento de 215,8% na economia do setor – que era de R$31,4 bilhões;

Enfim, este parece ser um segmento em ascensão, que movimenta altas somas financeiras e atrai investidores de dentro e de fora do país. Um gestor de eventos estratégico pode explorar esse potencial de mercado em benefício da empresa em que ele trabalha.

Fora isso, as feiras e eventos corporativos podem ser uma bela oportunidade para aqueles que desejam firmar relações estratégicas para a empresa, melhorar a comunicação e imagem corporativa e obter as melhores negociações com o mercado: tais eventos oferecem muitos pontos a serem trabalhados de uma só vez e todos eles capazes de contribuir em gerar novos contratos para a empresa. Eles podem ser uma boa saída para contornar a crise e servir como base para aqueles que esperam se manter de pé, apesar de tudo, e continuar a crescer no mercado nacional e internacional.

 

O checklist essencial de alimentação saudável para secretárias

Como uma secretária pode manter uma alimentação saudável diante de tantos afazeres?

Foi-se o tempo em que uma secretária ficava na mesa da antessala do diretor atendendo as ligações e encaminhando os visitantes. Em meio a uma rotina turbulenta é um verdadeiro desafio que somente essas profissionais preparadas e com ótima saúde conseguem exercer a profissão com eficiência e eficácia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje.

Quem é secretária sabe muito bem a loucura que é a vida dessa profissional que não se resume apenas em um apoio ao executivo, mas também a complementação e o desenvolvimento do trabalho do mesmo. Às vezes tendo que fazer hora-extra e dupla ou tripla jornada de trabalho.

Nessa agitação que é a vida de secretária, é bem comum que muitas profissionais substituam um bom prato equilibrado e balanceado por almoços rápidos. Isso quando não acontece de ficarem tanto tempo trabalhando a ponto de até mesmo não se darem conta de que precisam tomar água ou se alimentar. Que secretária nunca passou, alguma vez, por isso? A melhor forma de driblar a correria do dia a dia e não deixar que uma alimentação saudável fique em segundo plano é se programar, lembrando sempre que fazer tudo bem feito depende da sua saúde!

Pensando nisso reunimos algumas dicas e conversamos com a bióloga Maluh Barciotte, que tem pós-doutorado em Escolhas Alimentares pela Universidade de São Paulo, que nos passou um checklist essencial da alimentação saudável para secretárias. Segundo ela, embora seja difícil adotar uma rotina regrada de horário, a secretária não deve deixar de fazer boas escolhas de refeições e lanches.

“Você vai sair para uma reunião e não pode almoçar, então deixe alguma coisa, mas deixe alguma coisa gostosa, saudável. Mas, sempre fortalecer, que o gostoso não é o gostoso que a gente pensa”.

Maluh ressalta ainda que é preciso fugir desse conceito do gostoso “plastificado” e palatável e buscar um conceito de gostoso “mais humanizado”, onde seja possível sentir melhor o gosto real daquele alimento. Uma verdadeira alimentação saudável, mas sem com isso querer dizer que você deva passar a vida apenas comendo salada.

Vamos a algumas dicas?

Respeite seu horário de almoço: Nós sabemos que nem sempre é possível, mas procure ao máximo adotar e respeitar um horário fixo para você almoçar. Se a agenda do dia naquele horário estiver muito corrida, faça um lanche rápido, mas saudável. Muitas secretárias têm adotado sistemas de automação de viagens corporativas, por exemplo, ou outras ferramentas que colaboram com elas na organização de outras demandas comuns a empresa que trabalham. Acreditamos que estas opções podem ser uma forma de você ganhar tempo e evitar pular o seu sagrado horário de almoçar;

Se você tiver que fazer um lanche rápido, opte por sanduíches naturais ou leve seu próprio lanche de casa. Nesses interstícios de tempo para lanchar, fuja de guloseimas e até mesmo de barrinhas de cereais que não são tão saudáveis como a embalagem quer te fazer crer que são. O que é importante nas escolhas de coffee break, tanto seu como da empresa, é fugir do que Maluh chama de “normose”, uma patologia da normalidade, onde impera o automatismo em nossas escolhas. Por isso, devemos refletir muito sobre o que é realmente alimentação saudável e as escolhas alimentares que costumamos fazer;

Considere o consumo de frutas durante seus lanches: além delas hidratarem a pele e alimentarem, elas também são ricas em fibras, vitaminas e minerais. Uma sugestão nossa é levá-las já picadas e com variações, como uma salada de frutas, dentro de potes para cada dia da semana. Tome apenas o cuidado de não deixá-las cortadas por tanto tempo, porque elas oxidam. E também opte pelas opções orgânicas que podem até estar bem caras no mercado, mas costumam ter pouca variação de preço se você as compras em feiras especializadas na venda de orgânicos;

Saladas no pote de vidro também são bem fáceis de preparar e práticas na hora de comer. Assim como no caso das frutas, opte pelas orgânicas. Mas nem por isso prenda-se somente a frutas e saladas. Como explica a especialista, embora os casos de obesidade e padrões de beleza nos levem a confundir alimentação saudável com comida que faz emagrecer, na verdade o conceito tem muito mais a ver com uma comida boa, equilibrada e como aquela conhecida por nossas avós. Alimentação saudável, portanto, “é toda comida feita com ingredientes naturais que não usa tempero pronto, que não usa ultra processados”;

Opte por suco natural, chá ou água – sim, água – ao invés de refrigerante. Evite também o suco de caixinha, porque ele contém muito açúcar. Se por qualquer razão você tiver que consumir o industrializado, uma dica é sempre ler os ingredientes da embalagem, que Maluh acredita que sejam a principal informação contida nela, já que prazo de validade será irrelevante se você sequer for levar aquele produto. Na hora dessa escolha, ela sugere evitar alimentos que tenham embalagem e, se for levar, e o açúcar for um dos três primeiros ingredientes, desistir de levar o produto;

“A indústria cozinha para ela, ela não cozinha para você”, diz.

Por isso, procure você mesma cozinhar seu alimento para ter maior autonomia sobre o que come, e sem ficar bitolada com o valor nutricional. A opção natural parece ser sempre uma escolha mais sábia do que a artificial, independente das propriedades que um ou outro alimento venham ter. E ao cozinhar, você se certifica de estar oferecendo a si mesma somente aquilo que você deseja colocar em seu próprio corpo e não o que a indústria alimentícia espera que você consuma.

Outras dicas da especialista sobre isso são: em primeiro lugar não comprar nada que sua avó ou bisavó não entendessem como “comida”; em segundo lugar não comprar nada que contenha ingredientes cujos nomes você não consiga pronunciar e, finalmente, se tiver tempo e disposição, vale até manter seu próprio vasinho com hortelã sobre a mesa de trabalho ou manter uma pequena horta em algum espaço possível do escritório. Assim você pode, por exemplo, buscar ali mesmo a matéria prima para seu chá.

Resumindo: pense em alimentos orgânicos e cozidos em sua própria casa como aquele sistema de self-booking querido que você usa para organizar as viagens corporativas da sua empresa. Pense em produtos ultra processados, com agrotóxicos ou transgênicos como aquela ligação que seu chefe te pediu para dispensar. Goste da sua alimentação saudável com a mesma simpatia com que você recebe visitantes na empresa.

Conforme Maluh nos recorda, “o que uma boa secretária faz é criar um ambiente que é adequado, resolvendo problemas, mas ao mesmo tempo tendo um ambiente de acolhimento, e aí [é necessário] lembrar que ela precisa dar para ela também esse ambiente de acolhimento, pensando no que ela vai comer”, reforça a especialista.

Maluh Barciotte é bióloga, doutora em Saúde Pública com pós-doutorado em Escolhas Alimentares pela USP. É atual integrante do NUPENS/ Núcleo de Pesquisas Epidemiológicas em Nutrição e Saúde da Faculdade de Saúde Pública da USP, além de presidente e fundadora da AAO/Associação de Agricultura Orgânica e do Instituto Mahã de Estudos Contemporâneos onde desenvolve o Programa “Todo Mundo na Cozinha”. E-mail: [email protected] | Faceboook: Maluh Barciotte