Política de Viagens: 4 Passos para Criar Uma

Política de Viagens: quando bem definida, gera maior economia para sua empresa

Se sua empresa deseja reduzir despesas com viagens corporativas, ter uma política de viagens bem esclarecida e objetiva é o primeiro passo.

Esta política será responsável por simplificar diversos processos operacionais e administrativos na hora de gerir viagens.

Mas como elaborar a própria política de viagens de maneira eficiente? A Costa Brava te dá dicas para isso:

1. Entenda as necessidades da sua empresa

É importante que a política de viagens seja adaptada à realidade da sua empresa e, com isso, o ideal é que sejam estabelecidos limites para cada departamento e/ou cargo.

Por exemplo: Normalmente presidentes e diretores têm direito a um valor superior de alimentação diária (R$ 150) durante viagens em comparação aos demais colaboradores (R$ 90).

Outro exemplo é de que se sua empresa faz um trabalho bastante operacional, provavelmente executivos de um departamento técnico definem viagens com menor antecedência – pois surgem encontros de última hora com clientes.

2. Objetividade é tudo

Um documento extenso e com regras divergentes deixa os funcionários bastante confusos.

Por exemplo, está na política de viagens que:

“O funcionário poderá escolher uma acomodação com tarifa de R$ 300 a diária, mas no máximo a 10 Km do local do evento” e
“Ou o  funcionário poderá escolher ainda uma acomodação a até 15 Km do evento, mas com tarifa de R$ 250 somadas diária da estadia e traslado.”
Esta ambiguidade gera dúvidas que teriam de ser retiradas com o gestor de viagem, gastando ainda mais tempo. O mais fácil nessa situação era ter um ponto na política de viagens que informasse:

“Quando existir a necessidade de participação em eventos, o funcionário terá o valor de R$ 300 como máximo total para gastos diários de acomodação e transporte, incluindo valor da diária  e traslado entre hotel e o local do evento”.

3. Use um Self booking

Utilizar um Self booking (sistema de reservas online, muitas vezes denominado online book tool) permite que os viajantes da sua empresa especifiquem os detalhes da viagem que sua empresa irá gerir.

Com todos os dados em mãos, é mais fácil que haja um entendimento da necessidade e custos da viagem, além de maior clareza à aprovação de um gestor.

Desta forma, haverá uma automatização ao processo de política de viagens e ainda um fluxo de aprovação ágil

Exemplos de informações a serem colocadas:

O quê: 6º Fórum Costa Brava;
Onde: Casa de Campo do Royal Palm Plaza, Campinas, São Paulo (SP), Brasil
Quando: 14/06/2016 (terça-feira)
Quem: Andreia Camargo, gerente do Departamento Comercial
Por que: Representante da empresa com o objetivo de entender tendências do fornecedor
Custo total estimado: R$ 2.000,00 (passagem aérea, hospedagem, traslado)
Responsável pela aprovação: Jorge Junior, diretor de Marketing e Eventos

4. Defina os itens reembolsáveis

Dentro da política de viagens é fundamental existir uma política de reembolso para viagens corporativas. É preciso estabelecer quais itens são reembolsáveis e quais não, de forma a evitar conflitos pós-viagem e imprevistos.

Para isso, seja bastante claro e estabeleça que os gastos devem ser comprovados mediante recibos datados.

Defina itens como:

Passagem aérea;

Hospedagem;

Uso de automóvel próprio;

Uso de táxi e traslados;

Alimentação;

Internet e telefonia;

Lavanderia;

Documentações (vistos, passagens, etc.);

Entre outros.

Veja só alguns exemplos de limites de reembolso:

Custos com táxi: valor diário máximo com deslocamento é de R$ 110;

Acomodação: hotéis de quarto standart de até 3 estrelas para colaboradores em geral com custos reembolsados mediante recibos; diretores e presidentes podem usufruir de hotéis até 5 estrelas, com custos reembolsados mediante recibos;

Lavanderia: somente em viagens superiores a 4 dias, com direito a reembolso de R$ 45 totais diários.

Resumo: Definir uma política de viagem permite maior economia de tempo e dinheiro, pois seu processo pode ser automatizado e reduz possíveis imprevistos com reembolsos de viajantes.

3 motivos pelos quais seu programa de viagens corporativas é falho

3 motivos pelo qual seu programa de viagens corporativas é falho (e como consertá-lo)

Houston, we have a problem: seu programa de viagens corporativas ainda tem muito o que melhorar. Veja o que você pode corrigir para ele ficar perfeito!

Desafios na interpretação da política da empresa, estratégia no planejamento ou implementação ou ainda na hora de acompanhar resultados: ser um gestor de viagem não é nada simples.

Ainda mais se você tem que fazer todas as leituras sozinho, com dificuldade de acompanhar alternativas e dados para a medição de resultados.

Hoje em dia são muitas coisas ainda manuais que precisam ser feitas, e a gestão de tudo isso ocasiona algumas falhas entre o programa idealizado e o que está em prática.

Se você se sente assim, veja alguns motivos que podem indicar que seu programa de viagens corporativas esta falhando, e saiba como melhorá-lo:

1) Porque a sua empresa não controla muito bem os gastos com as viagens corporativas

E deveria, já que as despesas com Viagens Corporativas costumam ser um dos maiores custos nas empresas, estes geralmente ocupam entre o 2° ao 6° lugares dos valores que a empresa precisa utilizar de seu budget anual.

A falta de pesquisas e análises sólidas sobre as opções disponíveis é um problema para acompanhar se os gastos de cada viagem estão compatíveis com o esperado pela empresa e a oferta pelo mercado.

Os problemas se repetem a tal ponto que essas despesas a mais chegam a uma soma exorbitante que poderia ter sido economizada.

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É possível melhorar seu programa de viagens corporativas de maneira prática e otimizada

Mas, é possível resolver tudo isso se:

  • Você tiver um sistema online de gestão que te dê visibilidade de todas as opções  de companhias aéreas e hotéis disponíveis;
  • Onde você possa manter um histórico de todo seu programa de viagens;
  • Acompanhando despesas e tendências de altas e quedas em preços conforme o mês.

2) O seu programa de viagens corporativas nem sempre está alinhado com a política da empresa?

Você precisa controlar muitas atividades e a pesquisa em diferentes companhias aéreas e hotéis, descentralizada como está, acaba deixando sua cabeça a mil.

Com isso, você acaba tendo que fazer escolhas sob pressão de tempo e não consegue manter o programa de viagens bem alinhado com a política da empresa em que trabalha.

Fora isso, às vezes falta clareza na própria política, onde sua difícil compreensão acaba dando margem a interpretações equivocadas e variadas

Mas, é possível resolver tudo isso se:

  • Houver um maior alinhamento entre a política de viagens corporativas da empresa e você conseguir manter uma rotina com menor pressão;
  • Descentralizando algumas atividades ( ex: pesquisa de voos, aprovação por alçada, etc), quando possível;
  • E sendo estratégico em gastar menos tempo com etapas do programa de viagens que possam ser conectadas a sistemas de gerenciamento de viagens corporativas, por exemplo.
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Alinhe sua política de viagens corporativas e minimize os gastos desnecessários

3) Você  usa a tecnologia a seu favor?

Você até usa a internet para fazer algumas pesquisas, mas tem que passar por vários websites até encontrar algo que procura e com altos riscos de se arrepender depois ao encontrar opções melhores do que aquelas que havia visto.

Você acaba gastando mais, tendo pouco gerenciamento de dados para estabelecer metas, negociar contratos e acompanhar o desempenho de sua gestão. Além disso enfrenta dificuldade ao longo de processos e atendimento de viajantes.

Mas, é possível resolver tudo isso se:

  • Você adotar uma ferramenta de selfbooking onde possa fazer a reserva direta de voos e hotéis, envio para a aprovação e emissão de bilhete em único lugar;
  • Melhor ainda se puder gerar relatórios demonstrando custos e economias, do resultado do uso da política de viagens corporativas da empresa e atividades gerenciais.

 

NPS – Net Promoter Score: o que é e como usar?

NPS é referência como conceito que monitora e indica nível de satisfação dos clientes

Toda empresa sonha em alavancar  seu negócio, colhendo cada vez mais excelentes resultados. O que poucas sabem é que focar apenas na decisão de compra do cliente não é o ideal. Afinal, é preciso manter um bom relacionamento com ele, mantendo seu alto nível de satisfação. E para isso a Costa Brava utiliza o sistema NPS – Net Promoter Score.

Pioneiros ao implantar esse sistema no segmento de agenciamento de viagens, nós medimos minuciosamente a satisfação de cada um de nossos clientes.

Com o NPS, que hoje é referência e tem se tornado uma tendência mundial, mais do que saber o quão contentes estão os clientes com a empresa, é possível saber quem promove seu negócio, bem como conhecer os pontos que ainda precisam ser melhorados no atendimento ao público.

Ainda não entendeu como esse sistema funciona? Nós iremos te explicar com este completo e-book sobre o NPS – Net Promoter Score!

Com este conteúdo exclusivo você e sua empresa irão:

– Compreender o que é esse sistema que hoje é referência;

– Compreender como funciona e por que utilizá-lo;

– Verificar em qual zona sua empresa está diante da relação com o cliente;

– Conhecer o diferencial da Costa Brava ao lidar com o NPS.