CONHEÇA SEU VIAJANTE PARA FAZER A MELHOR GESTÃO POSSÍVEL

Atualmente, apenas 1% das políticas de viagens configuradas nas OBTs são voltadas ao orçamento das mesmas. Menos de 3% das viagens são negadas pelas empresas. Isso pode significar que se definem políticas muito engessadas para um perfil de viajante mais engajado à tecnologia, que busca maior flexibilidade na hora de escolher suas preferências e pouco se controla a forma como isso é feito dentro das companhias.

No processo de gerenciamento, os gestores têm o desafio de alinhar a experiência do viajante com os interesses da empresa, que, por sua vez, busca a redução de custos, satisfação do colaborador e conformidade com os processos, enquanto o funcionário quer mais opções e disponibilidades, processos e ferramentas mais simples.

Melhor Gestão

“A grande dificuldade das empresas é entender quem é o viajante delas. O perfil tem mudado, os millennials já vêm com outra cabeça, diferentemente do que as empresas estão habituadas. Elas precisam primeiro compreender quem é o colaborador que fará o deslocamento para depois fazer o alinhamento, de modo que combine o que empresa quer atingir como objetivo com o que o viajante espera em termos de experiência”, explica o gerente de Contas sênior da HRS, Douglas Neves.

Além da geração de millennials estar tomando conta do mercado, a principal causa dessas rápidas mudanças é também a disrupção. Empresas como Uber, Netflix, Apple e Amazon transformam o mercado em que atuam de maneira significativa, criando uma nova forma de atender o cliente e tornando o modelo tradicional das corporações obsoleto rapidamente.

E muitas companhias ainda têm receio de inovar e adotar novas tecnologias. “A mudança por si só gera medo. As empresas estão acostumadas ao que tem sido até então. Com boa vontade, disponibilidade e tempo para se dedicar ao projeto, utilizar novas ferramentas que facilitem os processos se torna mais fácil. Mas é preciso que os procedimentos acompanhem o dinamismo dessa introdução”, comenta.

É possível observar que o mercado passou a atuar de forma muito mais reativa às novas mudanças e as empresas não conseguem acompanhar o ritmo. No setor aéreo, novas condições, como cobrança de bagagens, serviços auxiliares e regras tarifárias. No hoteleiro, novos entrantes, modos de distribuição para reduzir o custo e mudança nas regras de cancelamento de reservas que podem levar à casa dos milhões os custos extras com hospedagem.

Neves enxerga como outro obstáculo o fato de as corporações tentarem controlar o viajante em vez de o orçamento das viagens. “A grande maioria das políticas dentro das OBTs quer travar o processo, colocar uma série de fluxos de aprovações. Com isso, o funcionário acaba se frustrando e buscando alternativas fora dela.“

Um viajante engajado precisa saber o que a empresa tem como objetivo ao mandá-lo para o destino. Já ela precisa responsabilizar os donos dos custos a realmente controlarem o budget. Se o funcionário souber quanto pode gastar, se a política é bem definida, não é necessário frear o colaborador. Com liberdade e autonomia, sem deixar de lado o cumprimento das regras estabelecidas, sua satisfação será muito maior.

viajar a trabalho

Diante deste cenário, como fica o papel das TMCs? “Elas estão em uma fase de reinvenção. Ainda possuem um papel fundamental e precisam entender as novas modalidades e se adaptarem. As agências corporativas ainda têm bastante controle sobre os processos dos clientes e sabem qual a melhor maneira de direcioná-lo.”

No entanto, o cliente precisa também abrir suas informações internas e dar condições para que ela consiga fazer uma gestão eficiente. “O cliente precisa conhecer os fornecedores da TMC e a agência também. É essencial haver sinergia entre ambas as partes”, afirma Neves.

EXPERTS EM TECNOLOGIA
Pessoas engajadas em tecnologia estarão cada vez mais tomando as decisões nos negócios. Se a corporação não tentar se adaptar ao novo modelo, no futuro ela terá mais problemas para acompanhar. Quanto mais flexibilizar os processos de viagens, mais cativado estará o colaborador e o choque com novas tecnologias com certeza será menor.

Diante de tais fatos, acaba se tornando uma obrigação dos gestores de viagens serem experts em tecnologia, e isso não apenas para aprimorarem suas políticas de viagens, mas também as próprias carreiras, levando em conta o fato de que as companhias aéreas e outros fornecedores já têm à disposição uma gama de informações sobre cada viajante e são capazes de comercializar diretamente com eles, o que é perigoso para o comprador.

É claro que digitalizar a maior parte dos processos não significa segurança garantida, e é nesse aspecto que os profissionais da área devem focar, examinando de forma detalhada a acomodação escolhida para o viajante e buscando um transporte terrestre que seja ao mesmo tempo efetivo e seguro em cidades perigosas, além de manter uma lista de fornecedores e companhias aéreas preferidas e de confiança.

O viajante, por sua vez, valoriza cada vez mais a autonomia no processo de reservas e espera que a tecnologia oferecida pelas empresas corresponda às suas expectativas como usuários. Neste aspecto, é importante observar que ainda é necessária a adoção de novas tecnologias que facilitem o processo de reservas que se repetem (são feitas para o mesmo destino ou pelo mesmo período), já que muitos viajantes podem gastar nessa atividade um tempo que poderia ser economizado com o uso de tais tecnologias.

E até na hora de praticar o bleisure as tecnologias são fundamentais, já que por mais que o viajante não esteja mais trabalhando neste período, ainda considera importante ter conexão para momentos de lazer e se comunicar com familiares e amigos.

 

Fonte: Panrotas

 

Passaporte Emergencial: saiba quem tem direito

Já ouviu falar sobre o passaporte emergencial? Versão rápida do documento pode ser a solução em meio a longos períodos de espera para a emissão

Viajar é um dos maiores benefícios que a vida pode proporcionar, seja a trabalho, por viver novas aventuras ou mesmo adquirir experiências profissionais. Quando falamos de viagens internacionais, os sonhos e as ambições se tornam muito maiores, bem como eventualmente as dificuldades em realizá-las. Para isso existe o passaporte emergencial.

Por que existe o passaporte emergencial?

Um problema recorrente dos últimos anos é o tempo de emissão do passaporte pela Casa da Moeda. Os prazos para a confecção do documento têm sido instáveis, chegando a levar até três meses em algumas ocasiões. Segundo a Polícia Federal, esse atraso se deve ao elevado número de pedidos do documento.

Com o crescimento desse problema, muito tem se falado do passaporte emergencial (ou “passaporte de emergência”). O passaporte emergencial é uma versão do documento internacional com um prazo de entrega muito mais curto e um custo mais elevado. Porém, nem todo mundo tem direito ao documento.

Veja se você tem direito

Segundo o site da Polícia Federal, o passaporte emergencial será concedido apenas às pessoas que necessitem do documento de viagem e não possam, comprovadamente, aguardar o prazo normal de entrega. Por orientações internacionais, a viagem também não  pode ter finalidade turística.

Dentre as situações de emergência que liberam o pedido do documento, destacam-se:

  • Catástrofes naturais;
  • Conflitos armados;
  • Viagem por motivos de saúde do requerente, cônjuge ou parente até de segundo grau;
  • Necessidade do trabalho;
  • Motivo de ajuda humanitária;
  • Interesse da Administração Pública;
  • Proteção do seu patrimônio,
  • Ou outra situação emergencial impossível de prever, cujo adiamento geraria grande transtorno ao requerente.

Atente-se às restrições

Além das condições para que se possa solicitar um passaporte emergencial, o documento tem algumas limitações que não podem passar despercebidas. Por ser um documento emergencial, tem menos itens de segurança. Isso faz com que muitos países, principalmente da Europa e Ásia, não o aceitem na hora da imigração, independente do motivo da viagem.

É importante lembrar também que o documento tem validade de apenas um ano.

Como adquirir o passaporte emergencial

Para adquirir esse passaporte de emergência, o requerente deve ter toda a documentação necessária para tirar um passaporte:

  • Documento de identificação pessoal com foto (como RG);
  • CPF;
  • Título de Eleitor;
  • Certificado de Naturalização (para estrangeiros naturalizados brasileiros);
  • Certificado de Reservista (para requerentes do sexo masculino);
  • Comprovante de Pagamento da GRU – Guia de Recolhimento da União (comprovante de pagamento da emissão de passaporte),
  • Passaporte anterior (se possuir).

Certifique-se de que você ou seu viajante se enquadra na situação de emergências comprovadamente. Então, o requerente deve se dirigir a um posto da Polícia Federal emissor de passaporte de emergência, onde passará por uma avaliação de um funcionário responsável pelo posto.

Em caso de aprovação, o requerente deve pagar a guia no valor de R$ 334,42 (superior ao valor do passaporte comum).

Após a conferência dos documentos, coleta de digitais e captura da foto do requerente, o passaporte será confeccionado em até 24 horas.

Em resumo, para as pessoas que realmente estão em situação de emergência, o Passaporte Emergencial pode ser uma solução para seus problemas!

Se é seu caso ou de seu viajante, conte com a Costa Brava para agilizar essa emissão de documentos. No momento da organização de sua viagem, orientamos e conferimos tudo o que é preciso para iniciar seu deslocamento sem transtornos!

Cartão de crédito corporativo compensa em viagens a trabalho?

Cartão de crédito em viagens corporativas proporciona tranquilidade e praticidade aos viajantes. Saiba como usar!

Adotar o cartão de crédito corporativo em suas viagens a negócios pode ser um importante aliado para seus deslocamentos. Entretanto, é preciso saber como utilizá-lo da melhor forma possível para o controle de gastos em viagens corporativas.

Ao contrário do que algumas empresas pensam a respeito do cartão de crédito corporativo, como seu uso desenfreado e outros problemas de utilização, essa modalidade possui diversas vantagens para o controle e monitoramento dos custos da viagem.

Cartão de crédito corporativo: o que é?

O cartão de crédito corporativo é bastante parecido com o cartão de crédito usual, comum à pessoa física. Só que essa modalidade possui diferenças significantes em sua utilização.

A principal diferença está em sua modalidade de uso, isso porque ele é utilizado por colaboradores para pagamento de contas relacionadas à empresa.

E seu uso mais comum é em viagens corporativas, como principal ferramenta para pagamento de hospedagens, passagens, transportes e outras despesas nos locais do deslocamento.

cartão de crédito corporativo
Nada como uma viagem mais tranquila, não é mesmo? Essa é a principal vantagem do cartão de crédito corporativo

Quais as vantagens do cartão de crédito corporativo?

Diante dessa definição sobre o cartão de crédito corporativo, a pergunta que não quer calar é: essa modalidade de cartão serve para minha empresa? Compensa mesmo utilizar essa ferramenta, principalmente em viagens a negócios?

Para responder melhor essa questão, reunimos os principais benefícios da utilização desse cartão para sua empresa e como controlar o uso.

Vantagem 1: Organização!

Com o cartão de crédito corporativo, o que foi gasto na viagem pode ser previsto nas faturas desse cartão. Ou seja, com isso, é possível organizar melhor as contas e ter maior controle do que deve ser pago e as datas de pagamento.

Vantagem 2: Segurança

Levar grandes quantias de dinheiro em viagens corporativas está fora de cogitação, certo? O dinheiro vivo não é uma opção tão segura para viajantes, principalmente em destinos em que o colaborador está indo pela primeira vez.

Portanto, com a utilização do cartão de crédito, a segurança é muito maior, já que expõe menos o viajante corporativo e reduz os riscos.

Vantagem 3: Facilidade

A praticidade oferecida pelo cartão de crédito corporativo é uma incrível vantagem.

Com sua utilização, despesas com alimentação, transportes e outros detalhes são resolvidos de maneira mais prática e rápida, justamente por não ter a necessidade de desembolsar o dinheiro no momento e andar com notas na carteira.

Por meio do cartão, também não há a preocupação com o reembolso das despesas.

Mas atenção!

Para que a utilização do cartão de crédito corporativo não se torne um grande vilão de sua empresa, é preciso ter controle total, para evitar o uso desenfreado. Caso contrário, esse serviço trará mais prejuízos do que benefícios.

Dicas para o controle do cartão de crédito corporativo

Antes de aderir a essa modalidade, conheça algumas dicas de controle do uso e analise bem a adesão em sua empresa.

Política de Viagens Corporativas

Especifique o uso do cartão de crédito em seu documento de Política de Viagens Corporativas. Assim, tanto a empresa quanto o viajante saberão, exatamente, as regras claras para a utilização, a fim de evitar o descontrole dos gastos.

Crie relatórios

O acompanhamento também deve ser feito por relatórios para que a empresa tenha total conhecimento do que está sendo gasto com maior frequência. E, claro, o que pode ser melhorado para evitar o uso desnecessário do cartão.

Conte com uma agência

Todo o controle pode ser feito com maior eficiência e praticidade se sua empresa contar com uma agência de gestão de viagens corporativas.

Com especialistas, como a Costa Brava Viagens e Eventos, a agência auxilia seu viajante, fornece orientações para o uso, além de contar com a gestão com a criação de relatórios automatizados e detalhados. Tudo para facilitar e otimizar a sua vida.

Planilha de Prestação de Contas de Viagem

É hora de acertar as contas…

Não se preocupe: o que quero dizer é que, em viagens corporativas, é fundamental que todos os gastos estejam detalhados e documentados.

Para facilitar sua vida, elaboramos um modelo de planilha para você:

Planilha de prestação de contas de viagem: como fazer online?

Basta baixar o modelo e preencher os dados para ter maior controle de suas contas em viagens a trabalho.

Espero que seja útil a você.

Depois me diga o que achou! Espero seu feedback.