Contrato de viagem vai além de apertar botão e comprar passagem

Ao contrário do que muitos pensam, um contrato de viagem deve incluir muito mais que a compra de passagens e reservas: veja o que acrescentar

Engana-se quem pensa que um contrato de viagem envolve apenas os serviços de pesquisa de fornecedores, reserva de hospedagem e compra de passagens aéreas aos viajantes corporativos. Assim, queremos ampliar seus conhecimentos a respeito.

Por isso, veja abaixo um conteúdo completo sobre importância de investir em uma agência de viagens que, acima de tudo, preza pela comodidade, conforto e segurança nas viagens a trabalho, além de oferecer as melhores tarifas. Afinal, a necessidade de conselhos sobre segurança em viagens aumentou 800% na última década! Confira!


O barato que sai caro

Em um mundo globalizado e conectado, as distâncias entre as diferentes partes do mundo parecem menores. Embora possamos praticamente estar em outros lugares por meio da Internet, muitas situações no universo corporativo exigem a presença física dos colaboradores. Seja em eventos e feiras, conferências, reuniões para assinatura de contratos comerciais… Ou até mesmo fortalecimento de relacionamento e troca entre funcionários. Assim, a demanda por viagens corporativas é cada vez maior.

Com isso, surgiram inúmeras agências de viagens, oferecendo serviços para todos os perfis, com valores que variam bastante. Em um primeiro momento, fechar um contrato de viagem com uma agência mais barata pode parecer uma boa escolha. Entretanto, essa decisão envolve possíveis riscos para as empresas.

Para conseguir fornecer um serviço com preços reduzidos, algumas agências não estão aptas a oferecer um bom suporte para sua empresa. Além disso, geralmente, nem dispõem de um atendimento emergencial. Se a ideia é facilitar, a agência precisa estar preparada para ajudar no caso de imprevistos e emergências. Do contrário, a empresa corre o risco de ter prejuízos no caso de alterações nas viagens e voos cancelados, por exemplo.

Segurança para os viajantes corporativos

Os viajantes têm demonstrado uma maior preocupação com questões ligadas à segurança durante as viagens corporativas. É o que indica o estudo feito pela International SOS: a necessidade de conselhos sobre segurança em viagens aumentou 800% na última década.

O medo de ataques terroristas e de surtos de doenças, como aconteceu com o Zika vírus e a febre amarela, têm gerado insegurança nos viajantes. Consequentemente, há necessidade de fornecer a eles conselhos para estarem e se sentirem mais seguros.

Sabendo disso, o papel dos gestores de viagens envolve o dever de cuidar (também conhecido como Duty of Care). Hoje, as empresas têm maior consciência de suas obrigações legais e responsabilidades, passando a prestar mais atenção a elas. Portanto, hoje o mundo corporativo entende que é crucial cuidar bem dos seus colaboradores.

Quando se trata de enviá-los para outros países, a responsabilidade é ainda maior para a prevenção de riscos. E, com o aumento das viagens corporativas internacionais, o assunto tem se tornado mais presente. É por isso que fechar um contrato de viagem diz respeito à contratação de serviços de suporte de alto nível.

Além disso, faz toda a diferença contar com uma agência com profissionais capazes de fornecer todas as recomendações necessárias. Desta forma, o viajante garante sua segurança durante a viagem e evita riscos. Afinal de contas, o sucesso das viagens corporativas também depende dos próprios viajantes.

Os viajantes têm demonstrado uma maior preocupação com questões ligadas à segurança durante as viagens corporativas, que aumentou 800% na última década

Importância do atendimento personalizado

O propósito de fechar um contrato de viagem é facilitar o gerenciamento de viagens corporativas. Em outras palavras, pensar nos mínimos detalhes, fazer reservas em hotéis e restaurantes, comprar passagens aéreas, entre tantas outras tarefas. Tudo isso ainda envolve lidar com diferentes fornecedores, com as expectativas dos viajantes e, ao mesmo tempo, estar pronto para resolver possíveis problemas.

Sendo assim, o contrato de viagem também deve estar relacionado à prestação de um atendimento personalizado e adequado às necessidades de cada cliente. Isso mostra o quanto contar com uma boa agência de viagens faz uma diferença gigantesca.

As melhores agências possuem, ainda, setores especializados em cada aspecto da viagem e uma equipe de funcionários que, ao invés de dizer “não”, estão sempre em busca de novas formas de surpreender os clientes com soluções inovadoras. Essas características são chaves ao fechar um contrato de viagem, pois ele deve garantir a segurança e conforto para as viagens corporativas.

Ficou mais fácil saber como priorizar conforto e segurança no contrato? Além de, claro, apontar compras e reservas de passagens e hospedagens? Entre em contato conosco!

Viagem prêmio ou viagem de incentivo: qual a melhor premiação?

Viagem prêmio ou viagem de incentivo: qual a melhor premiação? Está em dúvida entre viagem prêmio e viagem de incentivo? Confira as diferenças entre elas e descubra qual é a melhor opção

Enquanto um prêmio em dinheiro é esquecido rapidamente, uma viagem é algo singular por se tratar de uma experiência marcante. Para muitas pessoas, é uma chance única de viver algo diferente do que estão acostumadas, o que traz uma gratificação enorme. Mas poucos sabem realmente os resultados finais ao presentar colaboradores com uma viagem prêmio ou uma viagem de incentivo.

A premiação em forma de viagem colabora para a melhoria da autoestima de indivíduos direta (colaboradores) e indiretamente (parceiros comerciais/fornecedores/clientes) ligados à empresa. Assim, dá motivação para que as metas sejam atingidas e/ou que a parceria prossiga, até mesmo para conseguir ganhar um próximo prêmio. Como as viagens podem ser concedidas a públicos distintos, isso mostra que a empresa valoriza o relacionamento e reconhece a importância dos indivíduos.

Pensando nisso, fizemos uma comparação para tirar todas as dúvidas de uma vez por todas!

viagem prêmio ou viagem de incentivo
À maioria das pessoas, viajar é uma chance única de viver algo diferente do que estão acostumadas, o que traz uma gratificação enorme

Viagem prêmio

Quando aplicar?

A viagem prêmio é uma forma de recompensa e reconhecimento do trabalho do colaborador, cliente ou fornecedor que, na maioria das vezes, opera no setor comercial, mas não necessariamente. Geralmente é atrelada ao cumprimento de metas, fechamento de um ótimo cliente ou aumento de produtividade. Além de ser uma experiência inesquecível, a viagem prêmio melhora o relacionamento do funcionário dentro da empresa.

Quais as bonificações?

No caso da viagem prêmio, trata-se de uma viagem usual, que poderia ser comprada individualmente, mas nesse caso será paga pela empresa e concedida ao premiado. O ganhador pode escolher a data da viagem e, algumas vezes, até mesmo o destino, geralmente dentre opções pré-selecionadas – normalmente entre três ou quatro.

Diferentemente da viagem de incentivo, a viagem prêmio não é feita em grupo. Normalmente, cada ganhador viaja sozinho ou com um acompanhante e fica inteiramente livre para desfrutar como quiser.

Vale lembrar que a viagem prêmio não funciona apenas para os colaboradores do time de vendas. É uma premiação que também pode ser oferecida para funcionários de outras áreas que tiveram um bom desempenho e atingiram as metas. É preciso ter cuidado para ser justo na seleção dos ganhadores e não desestimular os demais. Mas, sim, valorizar os que se esforçaram para buscar ou ultrapassar bons resultados.

É também utilizada para fortalecimento da parceria com clientes e fornecedores, que premiam aqueles que influenciam externa e diretamente nos resultados da empresa.

Enquanto a viagem prêmio é uma forma de recompensa e reconhecimento do trabalho, a viagem de incentivo promove motivação e valorização do relacionamento

Viagem de incentivo

Sabemos que a viagem prêmio parte do princípio do reconhecimento, certo? Por sua vez, a viagem de incentivo, além do reconhecimento, também promove motivação e valorização do relacionamento. Isso não se aplica apenas aos colaboradores, mas também aos clientes e parceiros da empresa. Nas campanhas de incentivo, a viagem é o prêmio máximo, sendo a preferida em comparação a prêmios em dinheiro ou produtos. Afinal, ela não somente fica guardada na lembrança, como tem um apelo emocional e oferece uma experiência exclusiva e customizada. É a grande comemoração de um sucesso!

Quando aplicar?

A viagem de incentivo tem data marcada e é feita para um grupo de ganhadores. Para fazer com que cada participante se sinta especial, além do cuidado com a escolha do destino ou destinos, da hospedagem e a entrega de um kit completo, com detalhes do roteiro, mensagem de parabéns e de boas-vindas, a empresa precisa se atentar a outros detalhes que irão surpreender os ganhadores. Ela deve fornecer atendimento diferenciado nos lugares visitados e uma programação com roteiro exclusivo.

Como parte da programação, já imaginou oferecer para os ganhadores um jantar surpreendente preparado por um chef famoso? Ou um tour pelos bastidores de um castelo ou teatro que geralmente não é aberto ao público? Uma visita guiada por um historiador de renome? Um passeio onde os guias estão vestidos como personagens da história do lugar? Chegar a um restaurante dirigindo carros vintage e, literalmente, parar o trânsito?

Estes são exemplos de experiências realmente exclusivas oferecidas pela Costa Brava, que os viajantes normalmente não poderiam comprar. Afinal de contas, mesmo que outra empresa faça uma viagem de incentivo para o mesmo destino, ela não será a mesma coisa, pois as atrações e a interação com o grupo são realmente únicas.

Para mostrar que tudo foi personalizado, pensando em cada ganhador, citamos um outro exemplo interessante já realizado pela Costa Brava: deixar um tablet na cama de cada participante, logo na chegada ao hotel. Ao acessá-lo, os viajantes encontram um mapa em realidade virtual dos eventos programados, bem como dicas de roteiros e atrações no destino.

Quais as bonificações?

Por ser tão marcante na vida das pessoas, a viagem de incentivo acaba sendo uma fonte de melhoria no relacionamento pessoal e profissional.

Naturalmente os colaboradores se sentem mais motivados a atingir os melhores resultados, os parceiros se veêm reconhecidos e os clientes, mais valorizados pela empresa. Já comentamos sobre a relação entre motivação e viagem de incentivo em um post anterior.

Portanto, é preciso prezar pela excelência e qualidade. Somente assim proporcionará uma experiência especial, o que envolve diversas tarefas e exige tempo. Para evitar problemas e até colaborar na redução de custos, a viagem de incentivo é contratada diretamente com agências de viagens comprovadamente especializadas.

Então, qual escolher: viagem prêmio ou viagem de incentivo?

Aqui é preciso pensar qual o objetivo principal em oferecer este tipo de premiação. Apesar da viagem prêmio e a viagem de incentivo consistirem em bonificações, elas partem de princípios diferentes.

Lembre-se: a viagem prêmio visa o reconhecimento do trabalho e das conquistas profissionais, o que é algo bastante importante e positivo.

Já a viagem de incentivo, além disso, promove a motivação e a valorização para que o ganhador traga resultados ainda melhores para a empresa, continue trabalhando em prol da parceria ou fique mais satisfeito. A vantagem está no seu forte apelo emocional, na originalidade e na exclusividade. Assim, a viagem de incentivo quando bem estruturada e bem lançada atinge sempre seus objetivos, como o aumento do lucro da empresa, entre outras vantagens.

Por último, é relevante pontuar que, embora para alguns a viagem de incentivo pode parecer que tem um custo muito alto, ao contrário, o investimento compensa mais do que a viagem prêmio. Isso porque, por ter sido estruturada, planejada e lançada por uma agência especializada, além de ser feita em grupo, as despesas podem ser divididas e melhor planejadas, além do que, normalmente, com o atingimento das metas, os custos da viagem já estavam embutidos, de modo que não representaram despesas extras.

Nosso post te ajudou a esclarecer as suas dúvidas sobre viagem prêmio e viagem de incentivo? Compartilhe sua opinião nos comentários e conte com nossa equipe de craques para organizar suas viagens premiação ou de incentivo.

Controle de budget tem sido uma dor de cabeça? Conheça os melhores métodos

Clientes da Costa Brava, bem como Eduardo Murad (ALAGEV), acreditam que controle de budget via automatização permite maior agilidade e detalhamento de gastos

Fazer o gerenciamento de viagens corporativas envolve inúmeras responsabilidades e diversos detalhes. Dentre eles, está o controle de budget. Algumas empresas controlam os custos e despesas das viagens de seus colaboradores sem definir propriamente os processos e usando uma forma de gestão ainda manual. Diante disso, Fernanda Braga, Travel & Fleet Team Leader (Líder da Equipe de Viagens e Frotas) da CI&T (cliente Costa Brava), diz que, antes de migrarem a uma gestão de viagens automatizada, havia um “pingue-pongue de e-mails” entre viajantes e gestores. Afinal, em uma multinacional especialista em soluções digitais como a CI&T, a estrutura de aprovação de centro de custos é bastante detalhada e burocrática, segundo Fernanda.

“Há cerca de 2 anos, nós resolvemos mudar para um sistema de automação de viagens junto à Costa Brava. A partir daí conseguimos oferecer mais facilidades aos nossos viajantes, como autonomia e rapidez. Não precisávamos mais do ‘pingue-pongue de e-mails’ para uma viagem ser aprovada e sair do papel. Hoje temos agilidade e fornecemos autosserviço aos colaboradores.”, afirma Fernanda Braga, Travel & Fleet Team Leader da CI&T.

Independentemente do porte da empresa, o uso de processos internos bem definidos para ter eficiência no trabalho é algo primordial. É o que acredita Rosangela Duarte, Gerente de Contas – Sucesso do Cliente na Costa Brava.

Ela até mesmo cita o exemplo de um dos nossos clientes. Diz que o ambiente da empresa no sistema de automação de gestão de viagens está integrado ao ERP*. Ou seja, ao criar uma solicitação de viagem, o sistema, por meio da integração, consulta no ERP o budget disponível no centro de custo inserido na solicitação de viagem. Assim, o processo apenas segue se tiver budget disponível. Caso não tenha, a solicitação não é criada. “Isso proporciona 100% de controle de budget e cumprimento do orçamento designado para as viagens”, afirma Rosangela.

Portanto, a automatização de processos por meio de sistemas tecnológicos é uma peça-chave. Essa também é a visão de nosso entrevistado especial, Eduardo Murad, diretor executivo da ALAGEV (Associação Latino Americana de Gestores de Viagens e Eventos Corporativos).

Além de facilitar as tarefas e reduzir o tempo gasto para executá-las, o uso desses sistemas colaboram para a redução de erros humanos. Confira como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a economizar tempo e recursos.

O problema da gestão manual do controle de budget

A discussão sobre as políticas de viagens corporativas é cada vez mais presente dentro das empresas. Isso se deve, principalmente, ao aumento do número de viagens a trabalho. Essas trazem consigo responsabilidades e riscos, tanto para os colaboradores quanto para as organizações. Com a globalização, crescem também as viagens para destinos internacionais, cujo controles de budget são ainda mais complexos, uma vez que os gastos são maiores e mais numerosos.

Com isso em mente, podemos pensar sobre as limitações de usar processos manuais. Embora seja lento e custe caro para as empresas, o uso desses métodos é ainda bastante comum. O problema é que eles dificultam profundamente o controle das políticas de viagem corporativas. E, a gestão manual afeta o andamento dos processos, já que torna mais difícil seguir devidamente as regras internas.

“A maioria das empresas ainda adere a métodos manuais, como planilhas, ou offline integrados com ERP. Afinal, esses processos manuais só demonstram um panorama geral dos gastos, não oferecendo uma total visibilidade do que pode ser otimizado.”, comenta Eduardo Murad, diretor da ALAGEV.

Nossa Gerente de Contas – Rosangela Duarte – da área de Sucesso do Cliente complementa:

“Acredito que, em pouco tempo, muitas mais irão aderir aos meios que promovem menor tempo de processamento, maior ganho de produtividade dos funcionários e da gestão, além de maior segurança.”

Ainda, no caso do trabalho da contabilidade, o uso de sistemas tradicionais pode ser contraproducente para o controle de budget, pois significa, por exemplo, fazer toda a análise de notas fiscais e de uma excessiva quantidade de documentos. Por tratarem-se de papeis, podem ser perdidos ou danificados com facilidade, o que indiretamente acaba gerando um maior custo para a empresa.

“Sistemas especializados em gestão de viagens facilitam muito a vida do viajante e do gestor. Fica mais fácil cumprir a Política de Viagens. É possível, ainda, fotografar recibos e esses já serem contabilizados nos gastos. Ou seja, o viajante não precisa carregar um monte de comprovantes e correr o risco de perder um – e causar confusões na prestação de contas.”, diz Murad.

controle de budget
Sistemas especializados em gestão de viagens facilitam muito a vida do viajante e do gestor

O risco das planilhas de Excel

A maioria dos gestores de viagens está acostumada a lidar diariamente com diversas planilhas de Excel. Elas consistem em ótimas ferramentas dentro do mundo corporativo para o desempenho de diferentes tarefas. Porém, as planilhas jamais deveriam ser a única ferramenta na gestão e controle de budget das viagens corporativas.

“Eles [diversos clientes específicos] aderiram a este formato integrado – e automatizado – devido ao estouro de orçamento que frequentemente ocorria. Situações emergenciais continuam existindo, mas a gestão do crédito e exceções têm um controle muito mais forte. O controle de budget orçamento integrado reflete no cumprimento das políticas, o que consequentemente reflete no orçamento.”, afirma a Gerente de Contas – Sucesso do Cliente da Costa Brava.

O risco ligado às planilhas se deve ao fato de os dados não estarem realmente seguros, já que eles estão expostos, podem ser copiados e até mesmo manipulados. Além disso, não podem ser feitos de forma colaborativa, o que sobrecarrega alguns departamentos. Embora sejam úteis, as planilhas estão sujeitas a possíveis erros humanos.

“O uso de sistemas automatizados não impede que a empresa possa gerar planilhas para a produção de relatórios, mas eles trazem mais segurança para as operações. Aquelas que ainda não utilizam métodos tecnológicos nas suas operações podem encontrar dificuldades para expandir e crescer exponencialmente.”, menciona Murad.

Por que é importante automatizar processos

“Novamente cito a importância de sistemas especializados em gestão de viagens, oferecidos por agências. Esse tipo de sistema é capaz de informatizar processos e trazer um nível de detalhe profundo sobre as despesas.”, afirma o diretor da ALAGEV.

A Costa Brava é uma agência de viagens que oferece os mais diversos sistemas de solicitação de viagens, controle de budget, entre outros. Assim como em outras atividades, a tecnologia deve ser usada a favor da empresa também na gestão de viagens corporativas. Afinal, esses sistemas, além de automatizarem os processos, reduzem as chances de erros que podem ser bastante negativos.

“Nós fizemos várias pesquisas e benchmarking com outros clientes da Costa Brava. Buscávamos uma agência de viagens que fosse a nossa cara no sentido de inovação. E, então, depois dessas etapas todas de estudo, vimos que a Costa Brava era a empresa certa, consolidada no mercado e que supre nossas necessidades em gestão de viagens”, elogia Fernanda Braga, da CI&T.

Entender como a verba disponível foi usada é tão fundamental quanto ter conhecimento sobre o valor que está sendo destinado às viagens. Pensando nisso, os métodos que fazem uso da tecnologia permitem, por exemplo, a classificação dos gastos por categorias, como hospedagem, transporte aéreo e terrestre, alimentação. Isso facilita o fechamento da contabilidade, o planejamento e a rápida produção de relatórios de despesas.

Confira a entrevista completa com Eduardo Murad (diretor da ALAGEV); Fernanda Braga (Travel & Fleet Team Leader da CI&T) e Rosangela Duarte (Gerente de Contas-Sucesso do Cliente da Costa Brava)

CB (Costa Brava): Qual o maior desafio às empresas em relação ao controle de budget para viagens corporativas?

FB (Fernanda Braga): Na CI&T os desafios hoje não têm relação aos processos de viagens em si. Isso conseguimos solucionar junto à Costa Brava com a automação. O maior desafio, então, é o valor das passagens aéreas sem antecedência. Nós temos uma política rígida em relação às antecedências. Porém, é inevitável que algumas viagens aconteçam de última hora e isso acabe atrapalhando o controle orçamentário previsto…

RD (Rosangela Duarte): Acredito que o desafio maior paras as empresas são as adversidades mesmo, as despesas não programadas, porém, necessárias. Mudanças estratégicas, do mercado, do país e outras, que provocam despesas extras. Exemplo recente: a greve dos caminhoneiros que gerou custo extra de hospedagem, combustível nas locações… Ou seja, valores não programados aos gestores e viajantes.

EM (Eduardo Murad): O gestor de viagem precisa compreender que é necessário dar um largo passo para trás; e depois seguir em frente. Ou seja, tem de entender que o budget não se refere somente aos custos mais comuns, como passagens e hospedagem. Mas também a taxas, impostos, gastos com transfers, táxi, etc. Outra grande dificuldade é ter acesso a dados dos canais oficiais de reserva. Aqueles que não contam com uma agência de viagens corporativas não conseguem mensurar e especificar todos os gastos.

CB: As empresas ainda se utilizam de um sistema muito arcaico para gerir viagens? Por quê? E, se sim, o que falta para elas mudarem?

RD: Eu acho que as empresas que ainda utilizam Excel ou formulário para gestão de despesas são empresas de cultura mais “tradicional” ou “caseira”. Mas acredito que, em pouco tempo, irão aderir aos meios que promovem menor tempo de processamento e ganho de produtividade dos funcionários e da gestão, basta que experimentem para sentirem a diferença.

EM: Sim. A maioria das empresas ainda adere a métodos manuais, como planilhas, ou offline integrados com ERP. Ao contrário do que se pensa, mesmo os sistemas integrados com ERP trazem uma visão superficial das despesas com viagens. Afinal, esses processos só demonstram um panorama geral dos gastos, não oferecendo uma total visibilidade do que pode ser otimizado. O que falta para mudarem é a adesão a sistemas de gestão de viagens informatizados e especializados. Esses possibilitam um maior detalhamento dos custos.

CB: Qual o principal receio e/ou dificuldade da automação de processos em viagens?

FB: O maior receio é em relação à implementação da automação. Os colaboradores estão acostumados com determinado sistema, com determinado layout, funcionamento, parâmetros e burocracias… É preciso vencer esse incômodo inicial.

EM: Não creio que haja um receio da automação. O que ainda está ausente é a atenção por parte das empresas ao nível de detalhamento de controle de budget. Por exemplo, na prestação de contas de hotéis foi constatado um gasto de R$ 500. Esse é um panorama geral. Porém, o gestor não sabe o quanto foi gasto com diárias, lavanderias, taxas de hospedagem, entre outros itens… Assim, não consegue controlar e otimizar o orçamento de acordo com a Política de Viagens, pois não sabe o que, exatamente, pode ser ajustado ou reduzido…

CB: Qual o papel do viajante em relação ao controle de budget?

EM: O viajante é o usuário final da viagem. Seu papel principal está associado a cumprir a Política de Viagem. Portanto, tem de exercer boas práticas quanto ao que foi estabelecido na política; bem como usufruir dos fornecedores e sistemas homologados. E, claro, fazer uma prestação de contas adequada e completa.

CB: Quais tendências e/ou tecnologias podem ser aplicadas na gestão de orçamento?

EM: Novamente cito a importância de sistemas especializados em gestão de viagens, oferecidos por agências. Esse tipo de sistema é capaz de informatizar processos e trazer um nível de detalhe profundo sobre as despesas. Além disso, facilita muito a vida do viajante, aumentando seu grau de adesão a uma ferramenta automatizada. Afinal, fica mais fácil cumprir a Política de Viagens já integrada ao sistema.

É possível, ainda, fotografar recibos e esses já serem contabilizados nos gastos. Ou seja, o viajante não precisa carregar um monte de comprovantes e correr o risco de perder um – e causar confusões na prestação de contas. Portanto, um sistema especializado em gestão de viagens permite um melhor gerenciamento por parte do gestor e maior autonomia ao viajante.

RD: [Muitos Clientes da Costa Brava] aderiram a este formato integrado devido ao estouro de orçamento que frequentemente ocorria. Situações emergenciais continuam existindo, mas a gestão do crédito e exceções tem um controle muito mais forte. O controle do orçamento integrado reflete no cumprimento das políticas, o que consequentemente reflete no orçamento.

CB: Como assimilar possibilidades de imprevistos no orçamento?

EM: Com um sistema de gestão de viagens. Com ele, como falamos, é possível ter um maior detalhamento de onde está cada gasto. Maiores detalhes proporcionam um maior controle. Assim, pode-se prever a média de gastos com hotéis no próximo ano, por exemplo, com os relatórios extraídos. Também, ter uma previsão de variação do mercado – mesmo o segmento de Turismo sendo bastante variável.

Recomendo, ainda, estabelecer uma margem de segurança de budget (de 5% a 10%), sendo essa inserida na Política de Viagem. Uma dica que sempre forneço a todos é ampliar a comunicação interna. É extremamente necessário que o gestor de viagens converse com áreas internas e conheça todos os projetos recorrentes e aqueles que estão para ocorrer. Isso o ajudará a nortear negociações de modo mais eficaz.

Para exemplificar: sua organização fechou um projeto em Manaus. Porém, esse destino não costuma ser cotado pelo gestor de viagem, pois não atende a viagens frequentes da empresa. Se o gestor não estiver a par do projeto, será complicado ter economia em rotas, hospedagem e demais serviços – especialmente em cima da hora. A comunicação é essencial.

Sua empresa está precisando automatizar os processos de gestão de viagens corporativas? Conte com a ajuda da Costa Brava!

*ERP: sigla de “Enterprise Resource Planning” ou “Sistema Integrado de Gestão Empresarial”. Ou seja, o ERP é um software de integração de atividades de vendas, contabilidade, compras, logística e demais setores.

Modelo de Plano de Gestão de Riscos em Eventos

Ao ter em mãos um planejamento de eventos, é claro que a atenção aos detalhes passa a ser primordial.

E prezar por cada aspecto ligado à segurança é um item que traz grandes dores de cabeça aos gestores.

Por isso, montamos um modelo de gestão de riscos para te ajudar (clique aqui para baixar). Nele, você encontrará itens indispensáveis como:

  • Introdução e detalhes organizacionais;
  • Descrição do escopo do evento;
  • Grupos de fatores para identificação de riscos;
  • Avaliação de probabilidade x consequência de riscos;
  • Registro de riscos completo;
  • Tabela de Plano de Ação.

Acesse gratuitamente e siga o passo a passo do conteúdo para minimizar e controlar imprevistos.