3 motivos pelo qual seu programa de viagens corporativas é falho (e como consertá-lo)

Houston, we have a problem: seu programa de viagens corporativas ainda tem muito o que melhorar. Veja o que você pode corrigir para ele ficar perfeito!

Desafios na interpretação da política da empresa, estratégia no planejamento ou implementação ou ainda na hora de acompanhar resultados: ser um gestor de viagem não é nada simples.

Ainda mais se você tem que fazer todas as leituras sozinho, com dificuldade de acompanhar alternativas e dados para a medição de resultados.

Hoje em dia são muitas coisas ainda manuais que precisam ser feitas, e a gestão de tudo isso ocasiona algumas falhas entre o programa idealizado e o que está em prática.

Se você se sente assim, veja alguns motivos que podem indicar que seu programa de viagens corporativas esta falhando, e saiba como melhorá-lo:

1) Porque a sua empresa não controla muito bem os gastos com as viagens corporativas

E deveria, já que as despesas com Viagens Corporativas costumam ser um dos maiores custos nas empresas, estes geralmente ocupam entre o 2° ao 6° lugares dos valores que a empresa precisa utilizar de seu budget anual.

A falta de pesquisas e análises sólidas sobre as opções disponíveis é um problema para acompanhar se os gastos de cada viagem estão compatíveis com o esperado pela empresa e a oferta pelo mercado.

Os problemas se repetem a tal ponto que essas despesas a mais chegam a uma soma exorbitante que poderia ter sido economizada.

Mas, é possível resolver tudo isso se:

• Você tiver um sistema online de gestão que te dê visibilidade de todas as opções  de companhias aéreas e hotéis disponíveis;
• Onde você possa manter um histórico de todo seu programa de viagens;
• Acompanhando despesas e tendências de altas e quedas em preços conforme o mês.

2) O seu programa de viagens corporativas nem sempre está alinhado com a política da empresa?

Você precisa controlar muitas atividades e a pesquisa em diferentes companhias aéreas e hotéis, descentralizada como está, acaba deixando sua cabeça a mil.

Com isso, você acaba tendo que fazer escolhas sob pressão de tempo e não consegue manter o programa de viagens bem alinhado com a política da empresa em que trabalha.

Fora isso, às vezes falta clareza na própria política, onde sua difícil compreensão acaba dando margem a interpretações equivocadas e variadas

Mas, é possível resolver tudo isso se:

• Houver um maior alinhamento entre a política de viagens corporativas da empresa e você conseguir manter uma rotina com menor pressão;
• Descentralizando algumas atividades ( ex: pesquisa de voos, aprovação por alçada, etc), quando possível;
• E sendo estratégico em gastar menos tempo com etapas do programa de viagens que possam ser conectadas a sistemas de gerenciamento de viagens corporativas, por exemplo.

3) Você  usa a tecnologia a seu favor?

Você até usa a internet para fazer algumas pesquisas, mas tem que passar por vários websites até encontrar algo que procura e com altos riscos de se arrepender depois ao encontrar opções melhores do que aquelas que havia visto.

Você acaba gastando mais, tendo pouco gerenciamento de dados para estabelecer metas, negociar contratos e acompanhar o desempenho de sua gestão. Além disso enfrenta dificuldade ao longo de processos e atendimento de viajantes.

Mas, é possível resolver tudo isso se:

• Você adotar uma ferramenta de selfbooking onde possa fazer a reserva direta de voos e hotéis, envio para a aprovação e emissão de bilhete em único lugar;
• Melhor ainda se puder gerar relatórios demonstrando custos e economias, do resultado do uso da política de viagens corporativas da empresa e atividades gerenciais.