Ou: por que o gestor de viagens é tão importante para as empresas no quesito conforto e segurança?
O gestor de viagens é alguém responsável por analisar cada etapa de cada viagem corporativa buscando as melhores alternativas em conforto e segurança, bem como preço. Ele busca alinhar:
- Custo-benefício;
- Mobilidade;
- Tecnologia;
- Savings;
- Segurança,
- E conforto dos passageiros.
Para isso, o gestor de viagens costuma ser a pessoa que transita por várias competências. E todas elas estarão envolvidas no processo da viagem dentro e fora da empresa em que atua. Ele mantém o foco em conforto e segurança do viajante em primeiro lugar.
Isso faz com que o gestor de viagens tenha que dispensar atenção a itens como:
- A Política de Viagens (PV) da empresa;
- Os apontamentos de Recursos Humanos (RH);
- As necessidades e informações necessárias para o passageiro;
- O sistema de agendamento de viagens por meio de ferramentas específicas de selfbooking ou Online Booking Tool (OBT);
- A escolha e acompanhamento do trabalho da Travel Management Company (TMC), que é a agência de viagem que atende a empresa;
- A negociação com os fornecedores de viagem;
- A gestão financeira e a medição de sucesso do programa de gestão de viagens, a partir do retorno sobre o investimento (ROI) contabilizados por cada uma das viagens ocorridas pela empresa ao longo de um período.
Essa análise de resultados é uma constante na vida do gestor de viagens. E uma informação a ser comparada viagem após viagem, período após período, em busca de padrões e desvios que demandem ajustes ou a continuidade da estratégia que apresentar bons resultados.
Veja alguns itens que o gestor de viagens (ou a gestora) costuma se lembrar para unir preço, conforto e segurança:
Reduzir custos nesta área (de viagens) que é uma das que mais consome recursos
É o gestor de viagens quem está mais apto a ter uma previsão realista de quanto a empresa costuma gastar com as viagens corporativas. São eles também que melhor sabem onde economizar! E têm know-how o bastante para saber quais ações tomadas poderão ampliar ou reduzir os gastos na empresa. A viagem pode ser um belo investimento… Mas, como todo investimento, deve apresentar resultados (ou negócios firmados) – o gestor de viagens é o cara que sabe onde e quando investir.
Conforto e estresse importam sim para o gestor de viagens e para a legislação
O gestor de viagem conhece a legislação trabalhista e tem o feeling certo para entender que suas decisões devem respeitar uma ética corporativa. Suas decisões cuidarão da economia, mas sem nunca esquecer de garantir conforto e segurança nas viagens corporativas. O bem-estar do viajante e facilidade de informações sobre a viagem é algo que ele lembrará de cuidar.
Impacto ambiental é uma preocupação do novo gestor de viagens, especialmente em multinacionais
Um gestor de viagem conectado com as novas preocupações mundiais sabe a importância do protocolo de Kyoto, especialmente entre as multinacionais. Ele saberá criar políticas verdes para reduzir o impacto ambiental gerado com as viagens. Ele poderá, por exemplo, adotar uma política de geração de créditos para plantio de árvores conforme a quantidade de gás carbônico emitida pelos aviões (carbon free). Ou simplesmente optar por hotéis que façam coleta seletiva.
Métricas e resultados são a “Bíblia” do gestor de viagens
O gestor de viagens costuma analisar tudo que faz, o que é ótimo. Dessa forma, todos os resultados e adequações com a política de viagens estarão por lá, pertinho dele. Assim, irá consultar o que pode manter e o que precisa ser corrigido para que a empresa tenha mais economia e resultados a partir das viagens de negócio.
Ele sabe o que faz e pode explicar tudo em gráficos para quem for mais analítico:
- Volume vs. transações;
- Desvios da política de viagens;
- Variação mensal;
- Volume;
- Transações para observar eventos atípicos;
- Tipos e potenciais de savings pelo acordo de viagens;
- Market-share de companhias aéreas e fornecedores terrestres,
- Além de outras informações precisas sobre a viagem.
Uso do selfbooking para parametrizar a política de viagens
O gestor de viagens sabe a importância dos recursos tecnológicos para aprimorar a gestão das viagens corporativas. Por isso, ele frequentemente utiliza o selfbooking para parametrizar a política de viagens entre todos os funcionários.
O agendamento fica descentralizado! Mas, com segurança de cumprimento da política e registro de dados sobre as compras, viagens feitas e a possibilidade de uma mensuração de resultados mais efetiva.
Negociação com fornecedores para ajudar o financeiro e o viajante
Negociar com fornecedores de viagens é fundamental para garantir bons negócios sendo fechados. Desde identificar oportunidades até elaborar a proposta, estabelecer e negociar acordos para garantir benefícios para viajantes, gerar savings e dar corpo à política de viagens. Ele sabe como, quando e com quem se comunicar para obter benefícios.
Gestor de viagens: um administrador competente
O gestor de viagens é, sobretudo, um grande administrador que não se limita a reservar, comprar e emitir passagens e nem a fazer reservas de hotéis. Pelo contrário, ele aprimora todos esses processos para que se tornem cada vez mais auto gerenciáveis entre o quadro de colaboradores da empresa.
Ao ganhar tempo nos processos, o gestor de viagens pode cuidar daquilo que melhor lhe compete:
- A administração das viagens corporativas;
- Cortes de custos desnecessários;
- Estabelecimento e parametrização da política de viagens;
- Análise de investimentos e resultados com as viagens…
Por isso é fundamental que tenha a parceria de uma ótima TMC!
A melhoria de produtividade e economia geradas por um gestor de viagens são de valor inestimável para as corporações, já que as viagens corporativas tendem a ser uma das despesas mais significativas em grandes empresas. São despesas que, conforme o caso e tipo de empresa, podem chegar à casa dos milhões.
Com um gestor participativo, estas somas deixam de ir pelo ralo e voltam para o caixa da empresa. É uma bela economia, ou não é?
