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A prova fundamental de que a gestão de tempo funciona

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Para pessoas diferentes, técnicas diferentes de gestão de tempo

Não importa como cada pessoa organiza seu tempo, mas sem dúvida é preciso organizá-lo. É impossível dar conta de todas as atividades pendentes sem gerenciar muito bem nosso tempo disponível e entendendo a natureza de cada tarefa, definindo prioridades e, em alguns casos, automatizando processos ou mesmo excluindo aquilo que não for tão importante.

Gerenciar bem o tempo não é somente sobre produzir mais, mas também sobre produzir melhor. Respeitando prazos de tarefas essenciais, mas sem que elas invadam o tempo que você precisa dedicar a outras tarefas. Para isso, é fundamental entender e respeitar a natureza de cada uma delas.

Abaixo você confere as experiências que diferentes pessoas usaram para a gestão do tempo de suas atividades e que funcionaram muito bem para cada uma delas. Confira:

Método GTD

Getting Things Done, ou sua forma abreviada GTD, é o termo criado por David Allen em seu livro de mesmo nome, cuja versão no Brasil ganhou o título de “Produtividade Pessoal - A arte de produzir sem stress”.

A metodologia de gestão de tempo de Allen se baseia num princípio de esvaziar a mente da lista de tarefas a serem feitas ao longo do dia para que ela fique totalmente livre para se concentrar integralmente na execução dessas tarefas.

Para que isso aconteça, as tarefas devem ser registradas em algum papel, software ou dispositivo, como agendas ou cadernetas, planilhas de Excel, um texto no Word ou no Bloco de notas, aplicativos com checklist para smartphones ou o método que melhor se adaptar para cada um. O importante é que as pessoas tenham acesso fácil a essas listas de atividades ao longo do dia, independentemente de onde estejam trabalhando.

18 minutos

Peter Bregman conta que desenvolveu esta técnica após uma série de leituras sobre gestão de tempo que iam mostrando a ele como dar conta de todas as tarefas. Porém, ele achou isso um erro. Em sua própria experimentação, conta ele, Bregman percebeu que tentar fazer tudo era o pior erro que poderia cometer. O modelo multitarefa o deixou menos produtivo, mais estressado e frustrado.

Foi então que Bregman decidiu priorizar as coisas que ele julgava mais importante realizar naquele dia, dedicando 5 minutos da manhã para entender o que se desejava realizar e, no final do dia, mais 5 minutos para avaliar e julgar as tarefas realizadas durante o dia. Além disso, ao longo de 9 horas de trabalho, Bregman também definiu 1 minuto de pausa a cada 60 minutos de atividade para refletir sobre a própria produtividade. Dessa forma, Bergman dedicava 18 minutos de seu dia somente para a reflexão daquilo que precisava fazer, o que o distraia e o ritmo de suas atividades.

COPE

O método Clear-Organized-Productive-Efficient (ou simplesmente COPE) foi a forma como a especialista em produtividade pessoal Peggy Duncan encontrou para gerir melhor o seu próprio tempo.

A técnica de Peggy é bastante simples e seu foco é fazer as pessoas entenderem porque muitas delas sentem que há pouco tempo ou tempo insuficiente disponível para realizarem todas as suas atividades em um determinado período.

Primeiramente Peggy sugere que as pessoas analisem todos os problemas enfrentados por elas, deixando bem claro todas as atividades a serem realizadas ao invés de desperdiçar tempo. Após a identificação da tarefa, outra sugestão é que as pessoas sistematizem todas as tarefas repetitivas. Por exemplo: se você é secretária e precisa enviar um relatório por mês para determinada pessoa, uma possibilidade é criar um modelo de e-mail único que possa ser usado todos os meses por você para o envio desses relatórios. Ou ainda usar plataformas para gestão de viagens corporativas que ocorram com frequência para ganhar tempo para outras atividades.

ZTD

O termo Zen To Done, criado por Leo Babauta, segue alguns princípios do GTD, porém com um foco mais “zen” ao fazer as tarefas, onde a técnica de gestão de tempo tenta combinar o conhecimento sobre o caminho a ser trilhado com a prática em percorrê-lo.

O objetivo é criar um foco total no aqui e agora de cada tarefa sendo executada. Sendo assim, Babauta sugere:

1) que se mantenha sempre um espaço para capturar informações e anotá-las;

2) que as informações sejam processadas rapidamente, com algumas delas sendo realizadas no ato, se demorarem menos de 2min, ou descartando, delegando, arquivando outras ou ainda inserindo algumas delas, importantes, porém demoradas, a uma lista de pendências;

3) a técnica também prevê o planejamento na execução de tarefas, priorizando as mais importantes, adiando outras e excluindo o que for possível;

4) por fim, é preciso executar cada uma das tarefas com foco exclusivo nela, evitando interrupções, e, caso ocorram mesmo assim, anotando as pendências para mais tarde;

Nesta técnica, o foco não está na produtividade quantitativa, mas sim qualitativa das tarefas, e o foco “zen”, com uma imersão quase meditativa, na execução de tarefas;

Como você vê, a gestão de tempo funciona mesmo, embora de forma diferente, para pessoas diferentes. O importante é conhecer as tarefas que você precisa desempenhar e como pode adaptá-las à sua própria realidade. Gerir melhor o tempo é essencial para você desfrutar justamente dele: desse tempo que insiste em correr das inúmeras obrigações e lazer que você tenta encaixar dentro dele.










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