24 out 2016

Agência de viagens: a escolha certa para sua Política de Viagens

A agência de viagens “errada” pode minar sua Política de Viagens, por isso é preciso uma reflexão filosófica sobre qual delas está melhor preparada para fazer esse trabalho Gerir as viagens de sua empresa é assunto sério. Uma má gestão pode minar sua política de viagens e comprometer seu orçamento, tanto com más escolhas, como […]


A agência de viagens “errada” pode minar sua Política de Viagens, por isso é preciso uma reflexão filosófica sobre qual delas está melhor preparada para fazer esse trabalho

Gerir as viagens de sua empresa é assunto sério. Uma má gestão pode minar sua política de viagens e comprometer seu orçamento, tanto com más escolhas, como com viagens desnecessárias. Por isso é que é muito importante dedicar uma atenção especial na hora de escolher a agência de viagens certa para fazer a gestão de sua empresa e analisar tudo de maneira quase “filosófica”.

Sabendo isso, é preciso encontrar uma agência de viagens que não apenas esteja pronta para lidar com sua realidade atual, mas que também tenha comprometimento de acompanhar a empresa em sua projeção, quer dizer, que dê conta de organizar e fazer valer a Política de Viagens da empresa, mas que também acompanhe o desenrolar dessa implementação por meio de relatórios e que se antecipe sobre as futuras necessidades que a empresa venha ter.

Quando falamos em “escolha filosófica” parece até exagero, mas não é não: você precisa entender bem onde irá investir seu dinheiro e se a agência de viagens é mesmo preparada para fazer dessa verba um “investimento” real e não um “custo” para você. Assim, para você começar sua jornada filosófica rumo à agência ideal fizemos um compilado de alguns pensamentos célebres do filósofo Sócrates e que podem ajudá-lo a encontrar a agência que irá atingir seus objetivos com a sua política de viagens. Vamos lá?

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“Conhece-te a ti mesmo”

Como dizia o famoso aforismo inscrito na entrada do templo de Delfos na Era Clássica, e depois adaptado por Sócrates, não há nada como conhecer muito bem a si mesmo. Por isso, entenda a realidade de sua empresa, coletando dados, relatórios, relatos de experiências passadas com as viagens corporativas. Entenda a sua demanda por viagens, dificuldades, e, enfim, como sua empresa é nesse exato momento, os pontos fortes e fracos de sua atual gestão.

Uma agência de viagens perfeita deve ser capaz de entender sua atual gestão e os pontos que você precisa melhorar para cumprir a política de viagens da empresa. Nesse sentido vale optar por uma agência realista, que seja capaz de entender a velocidade certa para implementar cada melhoria, sem forçar de mais a barra para suas possibilidades atuais. A agência certa não só quer plantar e colher frutos da política de viagens, mas ela também analisa o solo e prepara bem o terreno. Esse conhecimento, portanto, é crucial.

“Não há vento favorável para aquele que não sabe aonde vai”

Por isso, saiba muito bem o que você espera em uma gestão de viagens e que rumos você pretende seguir com sua política. Você já parou para pensar quais são as necessidades de sua empresa e os planos dela a longo prazo? Bem, a agência de viagens certa é aquela que é capaz de identificar isso junto com a empresa e ela estabelece objetivos. Apesar de preparar o terreno ser importante, a agência deve entender que há um longo caminho a se percorrer para que os resultados sejam alcançados.

Assim como disse Sócrates na frase acima, o vento só ajuda quem já sabe para onde vai. E isso vale para sua empresa, e especialmente para a agência de viagens que você escolher. A agência precisa agir, mas saber muito bem o que está sendo feito, com estratégia e visando o cumprimento de sua política de viagens e os melhores resultados para sua empresa. Gerir não é apertar botão, e sua agência deve entender a complexidade do processo submetido e acompanhar se ele está indo pelo caminho mais favorável possível.

“O grande segredo para a plenitude é muito simples: compartilhar”

Nesse sentido, vale tanto para que sua empresa entenda bem o valor de compartilhar a gestão com a nova agência de viagens como a agência de viagens compartilhar as estratégias e resultados com sua empresa. A boa comunicação para que isso ocorra é essencial para que a política de viagens seja bem compreendida e bem executada pela nova agência. Portanto, escolha uma agência com a qual você não tenha medo de “abrir o jogo” sobre sua gestão de viagens e eventuais problemas no cenário atual.

Uma agência com a qual você se sinta confortável de compartilhar certamente irá ser responsável com as informações de sua empresa e com todo o grupo de colaboradores. Ela irá analisar com maturidade cada informação e buscar solucionar cada passo para que sua empresa possa aprimorar a gestão de viagens corporativas e torná-la muito mais eficiente. Esses processos serão muito mais transparentes já que você encontra nela uma parceria e ela estará lado a lado com você para gerir, implementar a política de viagens e garantir que ela seja compartilhada por todos os colaboradores.

“A sabedoria começa na reflexão”

Após as etapas de percepção do que você precisa, procure agora refletir se a nova agência tem estrutura para implementar sua política. Isso não só como uma “meta”, mas também em como será seu desenvolvimento. Se a agência é habilidosa o bastante para atingi-la sem causar choques estruturais a sua realidade atual e nem inviabilizar o cumprimento da política pelos colaboradores. Nesse ponto, valorize as experiências qualitativas que a agência tenha enfrentado e superado.

Aqui na Costa Brava, por exemplo, temos vários cases de sucesso, mas a qualidade deles é o que mais nos interessa. São algumas experiências desafiadoras, com grandes empresas e com um feedback muito positivo que elevam mais ainda nosso serviço e a certeza do caminho que tomamos na gestão de viagens de nossos clientes. Nessa mesma linha de pensamento, busque agências que também tenham essas experiências como as nossas: com perfis variados de clientes, estratégias criativas, desafios superados, resultados entusiasmantes e clientes elogiosos ao trabalho desenvolvido. Este último ponto ajuda a entender se a agência está te vendendo uma imagem que corresponde ou não ao que ela realmente é.

“Sob a direção de um forte general, não haverá jamais soldados fracos”

Então tenha a certeza de escolher uma agência que saiba ser um “forte general” das viagens corporativas de sua empresa. Por um “forte general” não entenda rigidez, mas sim “coesão”, alguma firmeza sim, mas com flexibilidade quando precisar ser mais maleável. Uma agência líder que, como dizem, “chega junto” e não uma “chefe mandona” que não sai do lugar. A agência precisa ter autonomia e liderança já que ela será gestora das viagens de sua empresa; e sobretudo estar pronta para a “batalha” até o cumprimento da política de viagens da empresa. Ela deve coordenar pesquisas, ter boa relação com fornecedores e saber cortar despesas desnecessárias.

A agência de viagens certa não é aquela que ganha muitas “batalhas” na sua gestão de viagens, mas principalmente a que ganha as batalhas certas, contra os inimigos certos, sabendo separar o que é custo do que é investimento; a hora de parar e a de atacar e, mais que isso, tornando autônomos os colaboradores (ou “soldados”) de sua agência para que eles também estabeleçam esse grau de discernimento. Forte general não é o que batalha sozinho, mas o que sabe conduzir o grupo até os objetivos gerais, entendendo o potencial de cada um e fazendo com que entendam seu próprio papel. A agência deve, desta forma, envolver todo o grupo de colaboradores e prepará-los para fazer as escolhas mais saudáveis para o cumprimento da política de viagens e sem prejudicar a empresa.

“Vamos estudar e enfrentar os desafios porque uma vida sem desafios não vale a pena ser vivida”

E, finalmente, escolha uma agência que estude sua realidade, pois só assim ela poderá, ao lado de sua empresa, enfrentar os desafios na gestão de viagens e sem se amedrontar quando surgirem novos desafios – ou desafios inesperados por vocês na projeção inicial. Verifique se a agência de viagens costuma fazer um bom acompanhamento na gestão de viagens, por meio de relatórios comparativos e se ela sabe o valor desses dados. É preciso não apenas coletá-los e agrupá-los, mas estabelecer métodos para lidar com eles, estratégias pontuais conforme a necessidade da empresa. Aqui na Costa Brava essas informações são essenciais para que possamos parametrizar e estabelecer novos critérios para cumprir a política de viagens, por isso que mensuramos e analisamos bem cada estratégia.

O que aprendemos com isso é que boas agências são as que “estudam” para enfrentar os desafios, porque sabem muito bem o valor dos estudos para se enfrentar com competência os desafios e sabem bem o valor dos desafios para a própria vida, dentro ou fora da empresa. Sendo assim, ao escolher a agência de viagens garanta que ela e a equipe que a representa não sejam do tipo que esmoreçam com o cenário inesperado, mas que busquem encará-lo, com maturidade, para que a gestão de viagens seja a melhor possível, acelerando e freando nos momentos e situações desejadas e, além disso, apresentando os resultados mais satisfatórios para a política de viagens da empresa.

Seguindo esses passos, nós da Costa Brava temos plena certeza que a agência de viagens escolhida saberá não só respeitar a política de viagens da empresa, mas saberá igualmente elevar os resultados de sua gestão.

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