Prazos para eventos devem ser precisos para obter sucesso e fugir de imprevistos
Na hora de organizar uma feira, congresso ou mesmo um simpósio, a primeira dúvida que surge é: “com quanto tempo de antecedência devo pensar nos prazos para eventos? ”
Nós, da Costa Brava, trazemos essa resposta por meio de um incrível Guia de Prazos para Eventos, veja logo abaixo.
Assim ficará mais fácil você e sua organização administrarem não somente o cronograma para solicitar o evento, mas também outros serviços – como montagem, materiais impressos e divulgação.
SOLICITAÇÃO DE EVENTOS
Feiras e Congressos Bi-Anuais: mínimo de 300 dias de antecedência
Convenções (público interno ou externo, redes de distribuição): mínimo de 300 dias de antecedência
Eventos internacionais: mínimo de 300 dias de antecedência
Feiras e Congressos nacionais: mínimo de 210 dias de antecedência
Lançamento de Produtos/Serviços: mínimo de 210 dias de antecedência
Ações de Relacionamento: mínimo de 180 dias de antecedência
Dia de Ações em Campo: mínimo de 120 dias de antecedência
Treinamentos e Reuniões de Produtos (ou situações complexas): mínimo de 90 dias de antecedência
Simpósios e Apresentações acadêmicas: mínimo de 60 dias de antecedência
MATERIAIS IMPRESSOS
Cotação de fornecedores: cerca de 5 dias
Desenvolvimento de materiais para eventos pelos fornecedores: média de 15 a 30 dias
Envio do material pós-confecção: cerca de 7 dias
DIVULGAÇÃO DO EVENTO
Feiras, congressos e lançamentos de produtos/serviços (nacionais e internacionais)
Com inscrições: mínimo de 90 dias de antecedência
Sem inscrições: mínimo de 60 dias de antecedência
Demais eventos
Com inscrições: mínimo de 30 dias de antecedência
Sem inscrições: mínimo de 10 dias de antecedência
DISTRIBUIÇÃO DE CONVITES
Eventos sociais (almoços, jantares, coquetéis): mínimo de 15 dias de antecedência
Eventos oficiais (premiações, inaugurações, posses): mínimo de 20 dias de antecedência
Congressos nacionais/internacionais: mínimo de 40 dias de antecedência
Palestrantes de grandes eventos ou congressos: mínimo de 90 dias de antecedência
MONTAGEM DE STANDS
Feiras e congressos: início com no mínimo de 7 dias de antecedência
Demais eventos (simpósios, convenções pequenas, lançamentos de produtos, etc.): mínimo de 8 horas de antecedência
EM RELAÇÃO AO EVENTO
Repasse de possíveis alterações da programação à equipe presente (como equipe cerimonial): mínimo de 5 horas de antecedência
Repasse da relação de fornecedores presentes bem como equipes de trabalho ao local do evento (nomes completos, RG, empresas e outros dados): mínimo de 5 dias de antecedência
Distribuição estratégica da equipe de segurança e recepção: mínimo de 2 horas de antecedência
PRINCIPAL PASSO PARA REALIZAR QUALQUER EVENTO
Com estas informações acima, fica muito mais fácil planejar os prazos para eventos da sua empresa.
Um evento requer cuidados mínimos a todos os detalhes e prazos. Desde coffebreak até horários de chegada dos palestrantes, iluminação, segurança, recepção…
São muitos os aspectos a serem pensados e estipulados com datas precisas.
Para isso, a Costa Brava conta com uma equipe especializada na realização de Eventos e Incentivos.
Nada melhor do que contar com consultores de alto conhecimento para não ter se preocupar com cada data que envolve a organização e realização de seu evento, não é mesmo?
Para saber mais, envie um e-mail para: [email protected] ou ligue agora mesmo para: 0300 10000 40.
