Gestor de viagens não se restringe apenas a controlar os deslocamentos de colaboradores. Veja as responsabilidades deste profissional
Ao pensar em “gestor de viagens”, logo vem à mente uma função ligada com a organização de fluxos de indivíduos que viajam constantemente a negócios. Certo?
Só que a carreira deste profissional não se restringe somente a isso. Entenda como ele pode alavancar sua empresa e quais são suas reais responsabilidades.
O maior desafio
O principal desafio de um gestor de viagens é “conquistar mais com menos”.
O que isso significa? Esse profissional deve manter uma excelente gestão de viagens, preocupando-se com a segurança do colaborador viajante e eficiência de cada deslocamento, mas sempre controlando as despesas da empresa.
Para isso, o gestor de viagens tem como missão adequar o budget da organização às necessidades de cada viagem, fazendo parceria com uma agência de viagem ou melhor, com uma TMC (Travel Management Company), que apresentam as melhores soluções e menores preços para o que precisa.
Principais responsabilidades
– Negociação com fornecedores;
– Controle das despesas corporativas com viagens;
– Elaboração e controle de fluxo de relatórios;
– Acompanhamento dos processos com a agência contratada (compras de passagens aéreas, reservas de hospedagem e demais serviços);
– Esclarecimentos com viajantes sobre cada viagem (às vezes feitos por meio de workshops);
– Garantia da segurança dos passageiros;
– Gestão de itens reembolsáveis durante a viagem;
– Cuidado com prevenção de problemas em viagens.
Formação do gestor de viagens
Todas as organizações que têm filiais ou realizam negócios internacionais devem contar com um gestor de viagens corporativas. Isso porque a gestão de fluxos de viagens exige uma dedicação diária, com alto controle de custos.
Apesar de muitos profissionais deste segmento serem formados em Turismo, outros estão associados a formações em outras áreas da empresa: como Contabilidade, RH (Recursos Humanos), Jurídico ou Compras.
O essencial é que o gestor de viagens tenha conhecimento sobre a indústria do turismo e gestão empresarial.
Afinal, é preciso mesclar a função administrativa ao conhecimento técnico e acompanhamento de tendências do mercado de viagens.
Vale lembrar que especializações e noções de outros idiomas trazem um maior destaque ao profissional.
Associação do gestor de viagens
Você sabia que os profissionais da área têm uma categoria representativa? Em 2003 foi fundada a ABGEV, recentemente transformada em ALAGEV – Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas.
Formada por profissionais responsáveis pela administração de eventos e viagens em grandes empresas, também agrega fornecedores de serviços e produtos na indústria do turismo de negócios.
Por meio da associação, o gestor de viagens pode tanto responder quanto buscar soluções para algumas das necessidades comuns do mercado. Afinal, nove comitês de trabalho, de variadas atividades estão disponíveis para essa troca de experiências.
E sua empresa, já conta com um gestor de viagens capacitado e focado em gerar maior economia, sem deixar de lado a segurança e eficiência durante os deslocamentos a negócios?
