Savings nas viagens corporativas: veja como a gestão da Política de Viagens e integração entre sistemas pode ajudar na economia

Um dos maiores desafios do gestor de viagens é justamente obter mais savings nas viagens corporativas. Algumas estratégias e ferramentas surgem nesse sentido e visam aprimorar os resultados obtidos com esse trabalho.

A gestão e acompanhamento da Política de Viagens, os mecanismos para maior controle de despesas e da própria política… Essas são ferramentas que ajudam a melhorar a performance da gestão de viagens e garantir mais economia para a empresa.

Deseja  entender melhor algumas boas práticas para se obter mais savings nas viagens corporativas? A Costa Brava separou 6 dicas que você pode conferir a seguir:

1) Administração de despesas e viagens com os Online Booking Tools e Expense

Com o constante avanço da tecnologia, muitas empresas aderiram a aplicativos mobile. Afinal, quem não quer economizar  na hora de comprar  passagens aéreas, reservas e hotéis para fins  corporativos?

Outras já procuram sistemas online para aperfeiçoar  ainda mais a administração de viagens de seus colaboradores.

A Costa Brava Viagens e Eventos  disponibiliza o acesso aos Online Booking Tools (OBT) e Expense via mobile. Ela é capaz de unir maior  praticidade em gestão de viagem e controle de despesas  – tudo isso na tela de seu  dispositivo móvel ou computador.

O Online Booking Tool (OBT) tem como foco a gestão de viagens corporativas, auxiliando na organização de reservas de passagens aéreas, hotéis, transporte e também do seguro de viagem.

Já o Expense, rege despesas corporativas, ou seja: administra custos com alimentação e eventos, além de políticas de reembolso e adiantamento, por exemplo.

Quer saber mais sobre estas ferramentas? Entre em contato conosco.

2) Uso do Online Booking Tool no perfil Max Control

O Max Control, dentro da Online Booking Tool (OBT) é ótimo para controlar a política de viagens da empresa. Ainda mais quando ela é mais robusta e, quando possível o utilizar, torna-se uma bela fonte de savings nas viagens corporativas.

Claro que algumas limitações, controles de regras e barragens de ações em desacordo com a política também dificultam as coisas para empresas. Especialmente àquelas que precisam de mais liberdade, como as que lidam com um pouco de imprevisibilidade em sua política de viagens.

Mas, para as que não precisam disso, o perfil Max Control é ótimo para nortear as regras e para a empresa obter mais savings nas viagens corporativas.

Temos um case bem legal aqui na Costa Brava de uma cliente que conseguiu descentralizar a gestão de viagens e obter ticket médio bem menor que o usual por meio do Max Control.

Isso aconteceu pelo seguinte: a gestão anterior, centralizada na secretária, era muito morosa. Até que realmente se fizesse o pedido de viagem, com suas eventuais trocas de pedido, atrasava muito todo o processo. E acabava por aumentar o valor do ticket médio.

Então, houve uma gestão descentralizada e devidamente controlada em conformidade com a Política de Viagens. A empresa ganhou produtividade e diminuiu essa conta do ticket médio, garantindo savings relevantes nessa área.

3) Política de Viagens baseada em menor preço e considerando o perfil da empresa

Adotar uma Política de Viagens (PV) baseada em menor preço é melhor do que uma baseada em tarifas.

A tarifa aérea pode sair cara dependendo do horário, preço e custo do deslocamento até o aeroporto. Além de duração total do voo e viagem, diárias extras geradas pela escolha tarifária, etc.

Um passageiro exausto, faminto por conta de viagens em horários inapropriados, por exemplo, pode gerar despesas extras para a empresa e o valor final da conta sair mais caro.

Outro ponto de atenção é que a Política deve ser elaborada conforme o perfil da empresa. Pense se a empresa exige maior flexibilidade, com voos agendados com urgência. Então, por exemplo, ela está fadada a quebrar uma política robusta o tempo todo.

Melhor nestas situações em que as viagens “inesperadas” sejam uma rotina é optar por uma política mais flexível. Assim, as regras realmente poderão ser respeitadas. E deixarmos as políticas mais robustas às empresas que viajem com muita previsibilidade e planejamento antecipado.

4) Política de Viagens online via Online Booking Tool

Definir uma Política de Viagens (PV) adequada ao perfil da empresa é essencial. Mas depois desse passo é importante centralizar a gestão da Política de forma eficiente para se começar a obter mais savings nas viagens corporativas.

Ao utilizar ferramentas de Online Booking Tool (OBT),  a empresa terá facilidades em gerir a política de viagens online. E poderá “amarrar” todas as normas a um controle de pagamento!

Com essa vinculação, a empresa terá mais facilidade em acompanhar o desempenho da política de viagens e seu cumprimento entre o grupo de colaboradores da empresa. Até porque a ferramenta induz à seleção de reservas e voos que estejam em conformidade com a política de viagens.

Então, o dinheiro para de “vazar” para despesas indevidas e a empresa consegue garantir alguns savings nas viagens corporativas.

5) Integração ERP e OBT

Empresas que já utilizem sistemas integrados de gestão empresarial (ERP ou Enterprise Resource Planning) também podem se beneficiar ao adotarem ferramentas de selfbooking (OBT) que permitam a integração com esse sistema.

Com um pouco de know how, como o que temos aqui na Costa Brava, para fazer a integração da ERP com a OBT, é possível conquistar um sistema único e integrado. Nele não será preciso importar planilhas de ambientes diferentes. E tudo isso são coisas que ajudam bastante na hora de manter as finanças em dia e garantir savings.

A função de viagem dentro do ERP pode ser bem integrada para gerir não só as viagens como também outras áreas da empresa que se relacionem com as viagens corporativas.

Essa percepção “do todo” é ideal para gestores que queiram economizar mesmo, ganhando não só economia, mas também agilidade nos processos – em todos os processos – da empresa.

6) Acordos com fornecedores preferenciais

Empresas que tenham volume de viagens para negociação também podem obter muitas vantagens com seus fornecedores.

Dependendo da proposta negociada, o contrato pode garantir alguns bônus para a empresa ao mesmo tempo em que beneficia o próprio fornecedor.

O fornecedor da TMC é um parceiro próximo, com uma relação mais estreita e que pode favorecer essa relação com mais prazo de faturamento, verbas e vantagens operacionais. Além de negociação do Service Level Agreement (SLA) ! E, claro, gerar algumas economias para a empresa parceira, já que o volume de viagens cobre uma oferta melhor.