A importância da parceria entre o centro de custo e a política de viagens da empresa

Todo gestor de viagem precisa ter em mente que o centro de custo da empresa e sua política de viagens precisam estar alinhados e atuar em conjunto. Se isso não é o caso na sua empresa, talvez seja o momento de rever como os processos de controle de despesas e relatórios estão sendo feitos.

Confira quais são as principais dificuldades enfrentadas para gerir custos e como a política de viagens pode ser uma grande aliada para o sucesso nos negócios e colaborar para a economia.

Problemas ao gerir custos

Grande parte dos problemas enfrentados pelo centro de custo das empresas estão ligados à falta de automação dos processos de gerenciamento de gastos com viagens corporativas.

Isso porque boa parte dos relatórios ainda são feitos manualmente, o que faz com que muitos deles precisem ser refeitos. Esse cenário gera um gasto para a empresa de quase R$ 226,02 com cada relatório de prestação de contas (US$ 60, com cotação do dólar a R$ 3,77).

Além disso, o tempo gasto para administrar custos também é muito alto. No entanto, com processos automatizados, a empresa é capaz de fazer uma economia considerável.

Alinhamento do centro de custo com a política de viagens

Tendo em vista a automação, a política de viagens cumpre um papel fundamental e que impacta diretamente os gastos da empresa com viagens corporativas. Portanto, as políticas de despesa precisam ser bastante claras, objetivas e de fácil acesso aos colaboradores.

Ainda que exista uma visão hierárquica dos viajantes corporativos, todos eles devem estar esclarecidos quanto à política de viagens da empresa. Seja qual for o cargo do colaborador, uma boa gestão precisa permitir que ele consiga reportar as próprias despesas em qualquer momento e de qualquer lugar. Isso evita alguns tipos de fraudes ao solicitar reembolso, como valores abusivos, por exemplo.

Assim, junto à maior facilidade para o envio de relatórios, é importante que os processos de conciliação de faturas sejam automatizados e utilizem formas de pagamento inteligentes.

Isso porque a política de viagens está estritamente relacionada à gestão de relatórios. Uma política muito flexível pode influenciar nas despesas e prejudicar os objetivos do negócio. Por outro lado, quando é muito rígida, ela pode acabar emperrando todo o processo.

Costa Brava: política de viagens e economia caminham juntos

A Costa Brava é uma TMC (Travel Management Company ou agência de viagens corporativas) que acredita que as empresas precisam se reinventar o tempo todo. Somente assim encontrarão outras maneiras de maximizar o alcance e efetividade dos investimentos em viagens corporativas.

Por isso, acreditamos que os processos de gestão de viagens e o centro de custo devam usar a automação ao seu favor com o objetivo de agilizar a transmissão de dados para que os gestores consigam se focar na estratégia do processo de viagens.

Por ser uma TMC com mais de 30 anos de experiência em Gestão de Viagens Corporativas, a Costa Brava oferece soluções inovadoras para a automação das tarefas do centro de custo ligadas ao controle de despesas.

Além disso, por atender inúmeros clientes corporativos, desenvolvemos cases de sucesso que podem ajudar a sua empresa a entender como outras organizações adotam diferentes práticas de gestão de viagens.

Sendo assim, a serviço de consultoria e os sistemas utilizados pela Costa Brava ajudam as empresas a agilizar seus processos e a identificar onde é possível economizar, sem deixar de lado os objetivos do negócio.

O centro de custo da sua empresa tem enfrentado essas dificuldades? Entre em contato com a Costa Brava e conte com as melhores soluções para uma excelente gestão de viagens corporativas!