Ou: tudo que você sempre quis saber sobre gestão de viagens corporativas (mas tinha medo de perguntar)

Este é um guia completo para profissionais de RH que querem saber a melhor forma de garantir uma boa gestão de viagens corporativas dentro da empresa que atuam. Nossa intenção é apresentar itens cruciais na hora de gerir estas viagens, fazendo um guia completo, mas também rápido para ser lido e consultado sempre que você precisar.

Você tem acumulado tarefas demais? Então acompanhe o guia da Costa Brava que é um verdadeiro check-list de pontos essenciais para gerir bem os recursos financeiros, mas também os humanos da empresa.  Esse guia pretende reforçar que a política de viagens e toda a gestão devem se importar muito bem com estes dois recursos, sem pender demais para um ou outro lado.

Veja melhor abaixo tudo que consideramos importante demais para ser esquecido:

Política de Viagens

É o primeiro passo. Não é apenas sobre colocar um monte de regras no papel, mas ter certeza do que está sendo estabelecido. Pense conforme as necessidades da empresa e também dos viajantes. E sobretudo, pense moderno. Quer dizer, não adianta copiar estruturas que deram certo em outras empresas porque elas não atendem a realidade da sua empresa e de seus colaboradores. Da mesma forma que pensar em uma política que serviria bem para seus colaboradores a uma ou duas décadas não irá ajudá-los muito agora. As necessidades mudam conforme o passar do tempo, então é preciso acompanhá-lo: quem são os colaboradores viajantes, os cargos que exercem e quais recursos são importantes para eles em uma viagem? Estas são perguntas básicas que a sua política deve ser capaz de responder efetivamente.

Uma boa política para sua gestão de viagens corporativas deve não estar totalmente centrada na visão financeira da empresa, mas ser capaz de perceber oportunidades de negócios nas viagens, coisa que o departamento comercial poderia ter mais competência em analisar, e também a condição humana dos colaboradores, responsabilidade com aqueles que irão viajar e atenção às suas necessidades, certamente a política só teria a ganhar com a percepção mais profunda desses pontos que viesse do departamento de Recursos Humanos da empresa. Ignorar essa sensibilidade e visão técnica do RH é provavelmente escolher uma política de viagens ultrapassada, que cairia bem em empresas que tiveram seu auge há alguns longos anos atrás, mas que simplesmente não serve no mundo de hoje. Excelência é encarar os colaboradores com humanidade e saber fazer isso sem comprometer os negócios e saúde financeira da empresa. E, sim, é possível fazer isso. Chama-se “gestão”.

Traveler Centricity (Centricidade no viajante)

Ouça os viajantes e saiba separar o que os viajantes querem daquilo que eles precisam em recursos tecnológicos, política e de seus fornecedores. Isso envolve assegurar o máximo de benefício para o esforço e tempo dedicado pelos colaboradores na estrada; equilibrando as despesas com a viagem com o impacto da viagem sobre o colaborador que irá viajar; tendo responsabilidade com os viajantes e usufruindo de recursos tecnológicos, mídias sociais e aparelhos mobile. Essa preocupação é o que tem feito muitas empresas no mundo considerarem mais a visão da equipe de RH do que a do departamento financeiro na gestão de viagens corporativas nos últimos tempos.

Obviamente, colocar o viajante no centro não significa deixá-lo livre e com carta branca para fazer o que quiser, sob risco de infringir a política da empresa, não manter alguma disciplina para fazer reservas ou infringindo os acordos feitos com fornecedores. Todos os benefícios e comodidades oferecidas devem estar baseadas no sucesso do cumprimento da política de viagens da empresa. O engajamento para que a política funcione é essencial para que os benefícios não se tornem excessivamente custosos para a empresa. Mas uma política bem estabelecida, cumprida e uma gestão de viagens corporativas que considere o melhor (e possível) para o viajante é fundamental para uma gestão bem-sucedida.

Negociação com fornecedores

Toda gestão de viagens corporativas passa, em algum momento, por uma negociação com fornecedores, sejam eles hotéis, companhias aéreas ou uma empresa de locação de automóveis. Negociar é entender suas necessidades e prioridades e não barganhar ofertas e benefícios a torto e a direito. Compreensão é a palavra certa e também relacionamento. Primeiro partindo do entendimento da política da empresa, necessidades e desejos dos colaboradores e viabilidade dos planos. Um belo estudo do histórico de viagens pode ajudar a entender o que é necessário negociar. Por isso, colete dados sobre o que precisa, assim como outros dados relevantes para apresentar a sua empresa para os fornecedores e os benefícios da parceria para eles. Compreenda sua realidade e o que deve negociar para que a gestão de viagens corporativas ocorra de forma plena.

E, então, estabeleça boas relações com seus fornecedores. Apresente sua empresa, ofereça os dados coletados de uma forma atraente e conquiste a confiança deles, não por indução, mas por convicção sobre a qualidade de sua marca e serviços. E nunca perca de vista as necessidades dos colaboradores viajantes. Estabeleça uma estratégia a ser usada na hora da negociação e realmente negocie: descontos, bonificações, gratuidade de upgrades quando possível, coberturas nacionais ou internacionais do serviço. Saber aquilo que é importante e passar segurança sobre sua empresa e necessidades pode ajudar muito na hora das negociações. Por isso, “estude” bem antes, verifique companhias aéreas e hotéis preferidos dos colaboradores viajantes e se o desejo deles cabe no orçamento da empresa. É preciso equilibrar tudo isso sempre para que a gestão de viagens corporativas supere as expectativas dentro de sua política de viagens.

Acompanhamento de metas

Traveler centricity só é possível com uma boa administração de seus recursos financeiros. Benefícios custam dinheiro e para direcioná-lo corretamente é preciso entender como os recursos estão sendo gastos na empresa, separando custos de investimentos e analisando se a sua política vem sendo cumprida durante a gestão de viagens corporativas da sua empresa. Só assim é possível gerar savings com negociações. Acompanhar metas tem sido muito mais fácil e preciso com a evolução tecnológica que coleta dados específicos de viagens e permite o gerenciamento estratégico do programa de viagens. Fora quando eles permitem ainda a segurança e rastreamento de viajantes, garantindo não só cumprimento de política, mas também assegurando a responsabilidade com a equipe.

Acompanhar metas é essencial para identificar desvios e customizar a política de viagens conforme padrões estabelecidos. Caso eles sejam identificados a empresa poderia enviar relatórios para os gerentes da empresa indicando os desvios ou ainda recorrer novamente às novas tecnologias e também à “humanização” da gestão de viagens corporativas. Como? Bem, uma maneira de corrigir os desvios poderia ser a partir da técnica denominada gamefication. A técnica, traduzida por alguns como “gamificação” consiste em transformar algo em um jogo (game), portanto criar premiações e punições simbólicas ao esquema de um jogo para quem pontuar mais sobre a política da empresa e tirar pontos de quem se desviar dela. Esta tem sido uma estratégia muito mais eficiente que apenas enviar muitos relatórios ao gestor porque ela gera compliance (um maior cumprimento das diretrizes, no caso) e consequentemente savings.