Prazos para eventos devem ser precisos para obter sucesso e fugir de imprevistos

Na hora de organizar uma feira, congresso ou mesmo um simpósio, a primeira dúvida que surge é: “com quanto tempo de antecedência devo pensar nos prazos para eventos? ”

Nós, da Costa Brava, trazemos essa resposta por meio de um  incrível Guia de Prazos para Eventos, veja logo abaixo.

Assim ficará mais fácil você e sua organização administrarem não somente o cronograma para solicitar o evento, mas também outros serviços – como montagem, materiais impressos e divulgação.

SOLICITAÇÃO DE EVENTOS

Feiras e Congressos Bi-Anuais: mínimo de 300 dias  de antecedência

Convenções (público interno ou externo, redes de distribuição): mínimo de 300 dias  de antecedência

Eventos internacionais: mínimo de 300 dias de antecedência

Feiras e Congressos nacionais: mínimo de 210 dias de antecedência

Lançamento de Produtos/Serviços: mínimo de 210 dias de antecedência

Ações de Relacionamento: mínimo de 180 dias de antecedência

Dia de Ações em Campo: mínimo de 120 dias de antecedência

Treinamentos e Reuniões de Produtos (ou situações complexas): mínimo de 90 dias de antecedência

Simpósios e Apresentações acadêmicas: mínimo de 60 dias de antecedência

MATERIAIS IMPRESSOS

Cotação de fornecedores: cerca de 5 dias

Desenvolvimento de materiais para eventos pelos fornecedores: média de 15 a 30 dias

Envio do material pós-confecção: cerca de 7 dias

DIVULGAÇÃO DO EVENTO

Feiras, congressos e lançamentos de produtos/serviços (nacionais e internacionais)
Com inscrições: mínimo de 90 dias de antecedência
Sem inscrições: mínimo de 60 dias de antecedência

Demais eventos
Com inscrições: mínimo de 30 dias de antecedência
Sem inscrições: mínimo de 10 dias de antecedência

DISTRIBUIÇÃO DE CONVITES

Eventos sociais (almoços, jantares, coquetéis): mínimo de 15 dias de antecedência

Eventos oficiais (premiações, inaugurações, posses): mínimo de 20 dias de antecedência

Congressos nacionais/internacionais: mínimo de 40 dias  de antecedência

Palestrantes de grandes eventos ou congressos: mínimo de 90 dias  de antecedência

MONTAGEM DE STANDS

Feiras e congressos: início com no mínimo de 7 dias de antecedência

Demais eventos (simpósios, convenções pequenas, lançamentos de produtos, etc.): mínimo de 8 horas de antecedência

EM RELAÇÃO AO EVENTO

Repasse de possíveis alterações da programação à equipe presente (como equipe cerimonial): mínimo de 5 horas de antecedência

Repasse da relação de fornecedores presentes bem como equipes de trabalho ao local do evento (nomes completos, RG, empresas e outros dados): mínimo de 5 dias de antecedência

Distribuição estratégica da equipe de segurança e recepção: mínimo de 2 horas de antecedência

PRINCIPAL PASSO PARA REALIZAR QUALQUER EVENTO

Com estas informações acima, fica muito mais fácil planejar os prazos para eventos da sua empresa.

Um evento requer cuidados mínimos a todos os detalhes e prazos. Desde coffebreak até horários de chegada dos palestrantes, iluminação, segurança, recepção…

São muitos os aspectos a serem pensados e estipulados com datas precisas.

Para isso, a Costa Brava conta com uma equipe especializada na realização de Eventos e Incentivos.

Nada melhor do que contar com consultores de alto conhecimento para não ter se preocupar com cada data que envolve a organização e realização de seu evento, não é mesmo?

Para saber mais, envie um e-mail para: [email protected] ou  ligue agora mesmo para: 0300 10000 40.