Política de Viagens: quando bem definida, gera maior economia para sua empresa

Se sua empresa deseja reduzir despesas com viagens corporativas, ter uma política de viagens bem esclarecida e objetiva é o primeiro passo.

Esta política será responsável por simplificar diversos processos operacionais e administrativos na hora de gerir viagens.

Mas como elaborar a própria política de viagens de maneira eficiente? A Costa Brava te dá dicas para isso:

1. Entenda as necessidades da sua empresa

É importante que a política de viagens seja adaptada à realidade da sua empresa e, com isso, o ideal é que sejam estabelecidos limites para cada departamento e/ou cargo.

Por exemplo: Normalmente presidentes e diretores têm direito a um valor superior de alimentação diária (R$ 150) durante viagens em comparação aos demais colaboradores (R$ 90).

Outro exemplo é de que se sua empresa faz um trabalho bastante operacional, provavelmente executivos de um departamento técnico definem viagens com menor antecedência – pois surgem encontros de última hora com clientes.

2. Objetividade é tudo

Um documento extenso e com regras divergentes deixa os funcionários bastante confusos.

Por exemplo, está na política de viagens que:

“O funcionário poderá escolher uma acomodação com tarifa de R$ 300 a diária, mas no máximo a 10 Km do local do evento” e
“Ou o  funcionário poderá escolher ainda uma acomodação a até 15 Km do evento, mas com tarifa de R$ 250 somadas diária da estadia e traslado.”
Esta ambiguidade gera dúvidas que teriam de ser retiradas com o gestor de viagem, gastando ainda mais tempo. O mais fácil nessa situação era ter um ponto na política de viagens que informasse:

“Quando existir a necessidade de participação em eventos, o funcionário terá o valor de R$ 300 como máximo total para gastos diários de acomodação e transporte, incluindo valor da diária  e traslado entre hotel e o local do evento”.

3. Use um Self booking

Utilizar um Self booking (sistema de reservas online, muitas vezes denominado online book tool) permite que os viajantes da sua empresa especifiquem os detalhes da viagem que sua empresa irá gerir.

Com todos os dados em mãos, é mais fácil que haja um entendimento da necessidade e custos da viagem, além de maior clareza à aprovação de um gestor.

Desta forma, haverá uma automatização ao processo de política de viagens e ainda um fluxo de aprovação ágil

Exemplos de informações a serem colocadas:

O quê: 6º Fórum Costa Brava;
Onde: Casa de Campo do Royal Palm Plaza, Campinas, São Paulo (SP), Brasil
Quando: 14/06/2016 (terça-feira)
Quem: Andreia Camargo, gerente do Departamento Comercial
Por que: Representante da empresa com o objetivo de entender tendências do fornecedor
Custo total estimado: R$ 2.000,00 (passagem aérea, hospedagem, traslado)
Responsável pela aprovação: Jorge Junior, diretor de Marketing e Eventos

4. Defina os itens reembolsáveis

Dentro da política de viagens é fundamental existir uma política de reembolso para viagens corporativas. É preciso estabelecer quais itens são reembolsáveis e quais não, de forma a evitar conflitos pós-viagem e imprevistos.

Para isso, seja bastante claro e estabeleça que os gastos devem ser comprovados mediante recibos datados.

Defina itens como:

Passagem aérea;

Hospedagem;

Uso de automóvel próprio;

Uso de táxi e traslados;

Alimentação;

Internet e telefonia;

Lavanderia;

Documentações (vistos, passagens, etc.);

Entre outros.

Veja só alguns exemplos de limites de reembolso:

Custos com táxi: valor diário máximo com deslocamento é de R$ 110;

Acomodação: hotéis de quarto standart de até 3 estrelas para colaboradores em geral com custos reembolsados mediante recibos; diretores e presidentes podem usufruir de hotéis até 5 estrelas, com custos reembolsados mediante recibos;

Lavanderia: somente em viagens superiores a 4 dias, com direito a reembolso de R$ 45 totais diários.

Resumo: Definir uma política de viagem permite maior economia de tempo e dinheiro, pois seu processo pode ser automatizado e reduz possíveis imprevistos com reembolsos de viajantes.