Gerar QR Code é tendência para agilizar o credenciamento de eventos

Gerar QR Code é a melhor  solução para o credenciamento de eventos com diversas vantagens

Você sabia que é possível gerar QR Code para seus eventos? E obter vantagens em agilidade e segurança com baixo custo?

Embora pareça uma tarefa bastante simples, o credenciamento de eventos é algo trabalhoso. Assim, pode consumir muito tempo de trabalho. Afinal de contas, a tarefa envolve lidar com diversas planilhas com listas de convidados, impressões e um trabalho minucioso para saber quem compareceu e quem havia confirmado presença e acabou não indo ao evento.

Por ser um recurso tecnológico, é comum que algumas pessoas pensem que o investimento é alto. Porém, fique sabendo que esse não é o caso. Gerar QR Code é uma facilidade de baixo custo. E fundamental para ter agilidade no credenciamento do seu evento.

gerar qr code

Problemas do credenciamento manual

A maioria dos profissionais que trabalha com eventos já deve ter lidado com o credenciamento manual. Trata-se de uma atividade operacional capaz de tomar horas de trabalho que poderiam ser gastas com outras atividades.

É preciso criar tabelas com a lista e dados básicos dos convidados, imprimi-las e deixá-las com as recepcionistas do evento, responsáveis por fazer o controle dos convidados à base de caneta.

O primeiro grande problema disso é que as listas não passam de pedaços de papel e, por isso, estão sujeitas a serem danificadas ou até mesmo perdidas.

Caso isso aconteça, é praticamente impossível saber quem, de fato, compareceu ao evento. Além disso, o credenciamento manual acaba tomando tempo dos próprios participantes por terem que enfrentar filas logo na entrada.

Ao utilizar as listas impressas, as empresas também têm que lidar com a compilação delas, o que traz inúmeras dificuldades para o pós-evento. Além de que diversos são os riscos de erros cometidos ao fazer a compilação de forma manual.

Continue lendo e entenda por que gerar QR Code faz toda a diferença para a agilidade e segurança do seu evento.

Gerar QR Code agiliza o credenciamento e reduz as chances de fraude

Assim como em outras tarefas do mundo corporativo, a tecnologia deve ser utilizada para a melhoria de processos e otimização do tempo de todos os colaboradores. E, gerar QR Code para o credenciamento de eventos é um exemplo disso, já que ele agiliza bastante o processo antes feito manualmente.

Se você nunca os utilizou, não se preocupe. Nós te explicamos como eles funcionam.

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Como funciona o credenciamento por QR Code

Antes do evento, os participantes com presença confirmada no evento recebem o QR Code via e-mail ou SMS.

Uma vez que ele está acessível diretamente na tela do smartphone, o participante não tem com o que se preocupar. Ele precisará apenas apresentar o código à pessoa responsável que, ao invés de buscar o nome do convidado numa lista e dar um check com a caneta, apenas precisa utilizar o leitor de QR Code. Isso reduz drasticamente as chances de fraudes de convites.

De acordo com Fernando Chadi, responsável por Marketing Vision Care na empresa Bausch, “O credenciamento via QR Code é extremamente ágil e confiável, facilitando a recepção dos convidados e trazendo profissionalismo para o evento!”.

Ainda que se trate de um recurso mais moderno, ele é de baixo custo. Isso se deve ao menor investimento feito quando comparado à contratação de empresas de credenciamento.

Portanto, gerar QR Code é uma forma extremamente mais prática e ágil, evitando que os participantes tenham que aguardar em filas. Também é benéfico para as próprias empresas que organizam os eventos, já que elas podem ter um maior controle sobre os convidados que chegaram.

Além disso, gerar QR Code é uma facilidade também para a comunicação pós-evento, pois faz a compilação em tempo real.

Você já usou QR Code em eventos da sua empresa? Compartilhe sua experiência conosco! E não se esqueça que estamos sempre à disposição!

Modelo de Plano de Gestão de Riscos em Eventos

Ao ter em mãos um planejamento de eventos, é claro que a atenção aos detalhes passa a ser primordial.

E prezar por cada aspecto ligado à segurança é um item que traz grandes dores de cabeça aos gestores.

Por isso, montamos um modelo de gestão de riscos para te ajudar (clique aqui para baixar). Nele, você encontrará itens indispensáveis como:

  • Introdução e detalhes organizacionais;
  • Descrição do escopo do evento;
  • Grupos de fatores para identificação de riscos;
  • Avaliação de probabilidade x consequência de riscos;
  • Registro de riscos completo;
  • Tabela de Plano de Ação.

Acesse gratuitamente e siga o passo a passo do conteúdo para minimizar e controlar imprevistos.

Produção Artística: como esta área tem agregado sucesso aos eventos?

Entenda por que você deve contar com o trabalho de produção artística nos eventos corporativos

Tem dúvidas se vale a pena contratar um produtor artístico? Fique sabendo que a produção artística é capaz de causar um impacto bastante positivo e colaborar diretamente para o sucesso dos eventos das empresas.

Continue lendo e entenda como, neste conteúdo – que conta ainda com uma entrevista exclusiva com o produtor Thiago Zibordi.

Qual o papel da produção artística?

“A produção artística deve otimizar ideias do cliente com a agência e repassar à equipe técnica, transformando tudo que foi pensado em realidade”.
(Thiago Zibordi, produtor artístico)

Os eventos corporativos são extremamente importantes. Afinal, podem tratar do lançamento de um produto, treinamento de equipes, motivação de colaboradores e diversos outros motivos ligados a elementos cruciais na estratégia das empresas. Portanto, ainda que tenham seus momentos de descontração, precisam ser levados a sério e contar com profissionais especialistas no assunto.

Dentro desse cenário, a produção artística exerce um papel fundamental para o sucesso dos eventos, porém, os clientes geralmente estão mais preocupados com as questões técnicas da organização e execução dos eventos. Assim, as questões artísticas são deixadas de lado, sem receber a devida atenção. Quando se trata de produção artística, as grandes atrações são os elementos mais lembrados.

No entanto, o papel do produtor vai além. Isso porque ele faz o meio de campo entre o cliente e a equipe de produção técnica. Portanto, exige-se dele um vasto conhecimento dos equipamentos usados e dos termos específicos da área.

Thiago Zibordi é produtor de eventos com vasta experiência em shows (como Sandy & Júnior) e produção artística de eventos corporativos. Ele diz que “o papel central da produção artística em eventos corporativos é ‘unir pontos'”.

“Ao invés de apenas dizer quando tal pessoa deve se apresentar, um produtor artístico que preza pela empatia busca entender o perfil de todos que se apresentam para deixá-los o mais confortáveis possível”.
(Thiago Zibordi, produtor artístico)

produção artística

Integração entre os elementos de um evento

#1 Análise do público-alvo junto ao tema

Além da parte artística e visual, o produtor também é responsável por integrar outros elementos de um evento corporativo. Para isso, a produção artística precisa considerar o seu público-alvo (fornecedores, parceiros, funcionários, clientes), o tema e o local. Os locais geralmente são hotéis ou espaços próprios para a realização de eventos. E cada local costuma ter suas próprias regras.

#2 Visão analítica de espaço e tempo

Em primeiro lugar, o produtor artístico deve estar por dentro dos mínimos detalhes da agenda do evento e como cada espaço vai ser usado.

Quando o assunto é a gestão do som, por exemplo, todos os profissionais envolvidos devem receber as orientações da produção para alinhar o horário de montagem, passagem do som e ajustes finais. É preciso todo cuidado, já que normalmente uma grande atração se apresenta bem próxima aos locais de palestras e demais atividades.

Zibordi ressalta a importância de ter empatia, usando o exemplo de eventos em que os próprios colaboradores são palestrantes. “Geralmente estes colaboradores não trabalham com oratória no dia a dia, sentem-se nervosos”, afirma.

Até porque, como cita o produtor, o “receio de falar em público” é um grande pavor. Esse representa o maior medo de 41% dos entrevistados do estudo feito pelo jornal britânico Sunday Times. Fica até mesmo à frente do temor de conviver com problemas financeiros (22%) e medo de doenças/da morte (19%).

O “receio de falar em público” é o maior medo das pessoas atualmente (41%) – sendo mais presente do que o temor de problemas financeiros e da morte, conforme pesquisa do jornal Sunday Times.

produção artística

Agência de eventos + produção artística = combinação de sucesso

Por último, é importante que a produção artística atue em parceria com a agência responsável pela organização do evento. A agência atua no planejamento, produção, identidade visual, questões logísticas e em toda a interação com os convidados. Já o produtor artístico faz com que o evento aconteça conforme o plano. Ele trabalha lado a lado da equipe técnica, cuidando da estética do evento e garantindo que o cliente atinja seus objetivos.

Segundo Zibordi, “ao contar com a combinação agência mais produtor artístico, o cliente fica mais tranquilo, tendo menores níveis de estresse e maior liberdade para executar outras tarefas sem a preocupação de o evento ser um fracasso”.

Segundo Mariana Borges, Coordenadora de Eventos na Costa Brava, o produtor artístico é como se fosse um maestro. Ele coordena toda a orquestra para que os instrumentos tenham uma boa sincronização.

CASE Costa Brava

Gustavo Rico, Produtor de Eventos na Costa Brava, conta um caso de um cliente que não tinha o hábito de contratar em seus eventos os serviços de produção artística. “Tudo era feito pelo técnico de som, que é sim muito importante e tem muitas responsabilidades… Mas que não consegue sozinho sincronizar todos os efeitos e instrumentos do evento com excelência esperada”.

Contando com a consultoria da Costa Brava, o cliente contratou o serviço de Produção Artística, o que fez uma enorme diferença no resultado.

“No momento da premiação, o desafio era criar um grande impacto visual e sonoro, combinando as cores roxa e azul com uma música adequada para o momento. Com o auxílio de um produtor artístico experiente, o resultado foi fantástico!”
(Gustavo Rico, Produtor de Eventos da Costa Brava)

Por isso, podemos afirmar que a contratação de um produtor artístico valoriza, e muito, o evento, valendo a pena o investimento realizado.

Esse post te ajudou a entender a importância da produção artística nos eventos corporativos? Conte para gente!

Caso queira alinhar a produção artística com seus eventos corporativos, entre em contato pelo telefone (19) 3753-2300 ou 0300 10000 40.

Guia para Organizar Confraternizações de Fim de Ano

Confraternizações de Fim de Ano: você já se preparou para concluir mais um ciclo em sua empresa? Entenda a importância

Já é hora de pensar em suas confraternizações de fim de ano!

Além de promover descontração, este momento é importantíssimo para concluir mais um ciclo entre empresa e colaborador.

Por isso, quero te apresentar nosso Guia para Organizar Confraternizações de Fim de Ano.

Um evento de sucesso pode ser tudo o que você e sua empresa precisam para renovar objetivos e energias no próximo ano.

Aqui você descobrirá:

  • A importância da comemoração;
  • Passo a passo para organizar uma confraternização;
  • Escolhas importantes;
  • Como manter o orçamento,
  • Entre outros detalhes essenciais.

Com dicas de nossos especialistas, sua festa, com certeza, terá bons resultados!

Então, cuide de cada detalhe, viu?!

Se quiser uma ajuda extra, conte conosco para te ajudar nesta importante missão!