Unir preço, conforto e segurança: a arte de executar uma viagem
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Unir preço, conforto e segurança: a arte de executar uma viagem

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Ou: por que o gestor de viagens é tão importante para as empresas no quesito conforto e segurança?

O gestor de viagens é alguém responsável por analisar cada etapa de cada viagem corporativa buscando as melhores alternativas em conforto e segurança, bem como preço. Ele busca alinhar:

  • Custo-benefício;
  • Mobilidade;
  • Tecnologia;
  • Savings;
  • Segurança,
  • E conforto dos passageiros.

Para isso, o gestor de viagens costuma ser a pessoa que transita por várias competências. E todas elas estarão envolvidas no processo da viagem dentro e fora da empresa em que atua. Ele mantém o foco em conforto e segurança do viajante em primeiro lugar.

Isso faz com que o gestor de viagens tenha que dispensar atenção a itens como:

  • A Política de Viagens (PV) da empresa;
  • Os apontamentos de Recursos Humanos (RH);
  • As necessidades e informações necessárias para o passageiro;
  • O sistema de agendamento de viagens por meio de ferramentas específicas de selfbooking ou Online Booking Tool (OBT);
  • A escolha e acompanhamento do trabalho da Travel Management Company (TMC), que é a agência de viagem que atende a empresa;
  • A negociação com os fornecedores de viagem;
  • A gestão financeira e a medição de sucesso do programa de gestão de viagens, a partir do retorno sobre o investimento (ROI) contabilizados por cada uma das viagens ocorridas pela empresa ao longo de um período.

Essa análise de resultados é uma constante na vida do gestor de viagens. E uma informação a ser comparada viagem após viagem, período após período, em busca de padrões e desvios que demandem ajustes ou a continuidade da estratégia que apresentar bons resultados.

Veja alguns itens que o gestor de viagens (ou a gestora) costuma se lembrar para unir preço, conforto e segurança:

Reduzir custos nesta área (de viagens) que é uma das que mais consome recursos

É o gestor de viagens quem está mais apto a ter uma previsão realista de quanto a empresa costuma gastar com as viagens corporativas. São eles também que melhor sabem onde economizar! E têm know-how o bastante para saber quais ações tomadas poderão ampliar ou reduzir os gastos na empresa. A viagem pode ser um belo investimento... Mas, como todo investimento, deve apresentar resultados (ou negócios firmados) - o gestor de viagens é o cara que sabe onde e quando investir.

Conforto e estresse importam sim para o gestor de viagens e para a legislação

O gestor de viagem conhece a legislação trabalhista e tem o feeling certo para entender que suas decisões devem respeitar uma ética corporativa. Suas decisões cuidarão da economia, mas sem nunca esquecer de garantir conforto e segurança nas viagens corporativas. O bem-estar do viajante e facilidade de informações sobre a viagem é algo que ele lembrará de cuidar.

Impacto ambiental é uma preocupação do novo gestor de viagens, especialmente em multinacionais

Um gestor de viagem conectado com as novas preocupações mundiais sabe a importância do protocolo de Kyoto, especialmente entre as multinacionais. Ele saberá criar políticas verdes para reduzir o impacto ambiental gerado com as viagens. Ele poderá, por exemplo, adotar uma política de geração de créditos para plantio de árvores conforme a quantidade de gás carbônico emitida pelos aviões (carbon free). Ou simplesmente optar por hotéis que façam coleta seletiva.

Métricas e resultados são a "Bíblia" do gestor de viagens

O gestor de viagens costuma analisar tudo que faz, o que é ótimo. Dessa forma, todos os resultados e adequações com a política de viagens estarão por lá, pertinho dele. Assim, irá consultar o que pode manter e o que precisa ser corrigido para que a empresa tenha mais economia e resultados a partir das viagens de negócio.

Ele sabe o que faz e pode explicar tudo em gráficos para quem for mais analítico:

  • Volume vs. transações;
  • Desvios da política de viagens;
  • Variação mensal;
  • Volume;
  • Transações para observar eventos atípicos;
  • Tipos e potenciais de savings pelo acordo de viagens;
  • Market-share de companhias aéreas e fornecedores terrestres,
  • Além de outras informações precisas sobre a viagem.

Uso do selfbooking para parametrizar a política de viagens

O gestor de viagens sabe a importância dos recursos tecnológicos para aprimorar a gestão das viagens corporativas. Por isso, ele frequentemente utiliza o selfbooking para parametrizar a política de viagens entre todos os funcionários.

O agendamento fica descentralizado! Mas com segurança de cumprimento da política e registro de dados sobre as compras, viagens feitas e a possibilidade de uma mensuração de resultados mais efetiva.

Negociação com fornecedores para ajudar o financeiro e o viajante

Negociar com fornecedores de viagens é fundamental para garantir bons negócios sendo fechados. Desde identificar oportunidades até elaborar a proposta, estabelecer e negociar acordos para garantir benefícios para viajantes, gerar savings e dar corpo à política de viagens. Ele sabe como, quando e com quem se comunicar para obter benefícios.

Gestor de viagens: um administrador competente

O gestor de viagens é, sobretudo, um grande administrador que não se limita a reservar, comprar e emitir passagens e nem a fazer reservas de hotéis. Pelo contrário, ele aprimora todos esses processos para que se tornem cada vez mais auto gerenciáveis entre o quadro de colaboradores da empresa.

Ao ganhar tempo nos processos, o gestor de viagens pode cuidar daquilo que melhor lhe compete:

  • A administração das viagens corporativas;
  • Cortes de custos desnecessários;
  • Estabelecimento e parametrização da política de viagens;
  • Análise de investimentos e resultados com as viagens...

Por isso é fundamental que tenha a parceria de uma ótima TMC!

A melhoria de produtividade e economia geradas por um gestor de viagens são de valor inestimável para as corporações, já que as viagens corporativas tendem a ser uma das despesas mais significativas em grandes empresas. São despesas que, conforme o caso e tipo de empresa, podem chegar à casa dos milhões.

Com um gestor participativo, estas somas deixam de ir pelo ralo e voltam para o caixa da empresa. É uma bela economia, ou não é?









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