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Viagens Corporativas: 4 dicas para melhorar a gestão na empresa

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Costa Brava Viagens e Eventos

Viagens Corporativas se destacam por empregar milhares de pessoas e o segmento exige cada vez mais competências técnicas e de gestão

Viagens Corporativas movimentaram R$ 40 bilhões e foram responsáveis pela criação de 752 mil empregos diretos e indiretos em 2014, é o que revela os dados de uma pesquisa divulgada no LACTE em São Paulo neste ano.

Os números impressionam e expressam que o setor certamente exige mais qualidade, posicionamento técnico apurado e atrelado à visão do negócio do cliente com gestão de viagens corporativas dos fornecedores.

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Melhorar a gestão de viagens corporativas não é de fato uma tarefa das mais fáceis. A boa parte dos conteúdos e materiais sobre viagens corporativas acaba sendo de grandes empresas, trazendo práticas totalmente inaplicáveis para as médias ou pequenas.

A Costa Brava é uma TMC - Travel Management Company e compreende bem o contexto comum pois estamos no dia a dia com o cliente e as indagações mais latentes são sobre:

  • Elevar o nível de gestão de viagens corporativas;

  • Orçamentos reduzidos;

  • E a necessidade de mensurar em cada investimento em viagens.

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Foi sob essa ótica que desenvolvemos este post com dicas para melhorar sua gestão de viagens, já aplicada e refinada com os nossos clientes.

Não pretendemos lançar a “receita do bolo” até porque acreditamos nos detalhes e certamente há espaço para adaptação ou aprofundamento de empresa para empresa. Confira agora as nossas dicas para você.

Política de Viagens

Esse talvez seja um dos assuntos mais comentados nas literaturas de negócios tamanha sua importância para gerir as viagens corporativas com o mínimo de sucesso. Compreenda que a política de viagens da sua empresa nada mais é que a espinha dorsal do seu programa de viagens.

Ela deve estar alinhada com os objetivos do seu negócio e permanecer atualizada para refletir as últimas nuances do mercado. Veja alguns pontos que devem constar na sua política de viagens:

  • Responsabilidades do Viajante Corporativo;

  • Responsabilidades e deveres da agência de viagens TMC;

  • Níveis e Fluxos de Aprovação;

  • Uso do Cartão Corporativo e Outros Meios de Pagamentos;

  • Limites de Gastos Diários;

  • Otimização de custos para viagens aéreas;

  • Otimização de custos para viagens terrestres;

  • Fornecedores Preferências;

  • Política de Antecedência para voos nacionais;

  • Política de Antecedência para voos internacionais;

  • Regras de Utilização de Hospedagem;

  • Despesas Reembolsáveis e Despesas não reembolsáveis.

As políticas podem variar muito de acordo com o perfil da empresa. Uma política muito rígida inviabilizará o negócio e pode trazer perdas financeiras, e o contrário também é verdade. A flexibilidade e exceção para toda regra pode amargar com ticket médios acima do mercado, por isso também a importância da consultoria de uma TMC séria, competente, atenta.

Controle dos Custos

Outro tema bastante recorrente nas empresas é saber controlar os custos de viagens. Mas como isso é efetivamente feito? Novamente iremos falar sobre perfil pois cada empresa tem uma necessidade única. No entanto, alguns itens são essenciais para manter o controle dos custos que sua empresa pode adotar:

  1. Ter um processo de automação em viagens corporativas;

  2. Empregar uma política de viagens simples e eficaz;

  1. Parte fundamental: compre com a maior antecedência possível.

Estratégias de Savings

Dispositivo importante para melhorar sua gestão é entender como criar estratégias de savings. Alguns fatores chaves para geração de economia podem ser implementadas na sua empresa como:

  • O mais clássico mas não menos importante é a economia gerada por acordo comerciais com fornecedores. Vale ressaltar que visualizar a sobra de dinheiro ao final de cada mês somente é possível mediante o controle da sua agência de viagens/ TMC por meio de relatórios;

  • Economia pela gestão de custos invisíveis. É o termo que usamos para identificar redução de custos pela quebra de no-show, up-grade, late check-out, etc;

  • Implementar e conduzir a Política de Viagens da maneira certa é um elemento básico para gerar savings. Ela sempre deve estar alinhada aos parâmetros de um sistema selfbooking (sistema de automação para viagens corporativas).

Benchmarking

O benchmarking é uma ferramenta de gestão que permite comparar como sua empresa está lidando com gestão de viagens corporativas e evidenciar pontos muitas vezes tratados como paradigmas nas empresas.

Inventar a roda pode lhe custar caro e nada mais inteligente do que observar o mercado e entender como outras organizações adotam práticas diferentes e melhores que as atividades da sua empresa. Na Costa Brava desenvolvemos diversos cases de sucesso para consulta que também pode servir para sua organização.

Processo de automação em viagens corporativas

Automação em viagens corporativas é sinônimo de uma operação mais enxuta. Isso é item de série, mas ainda notamos algumas empresas fazendo gestão de viagens por e-mail. Mesmo que o processo seja feito parcialmente com ajuda de um selfbooking a empresa fica com pontos cegos na gestão e isso não irá gerar savings.

Considerando que a sua empresa já tem um nível de adoção ao selfbooking, outro ponto que prejudica a gestão de viagens é centralizar o uso do selfbooking. Empresas que aderem à descentralização performam melhor pois reduzem o tempo de compra e sofrem menos perdas por conta da flutuação das tarifas.

Fique à vontade para compartilhar alguma dica que ajude nossos leitores. Colabore com seus comentários.

 






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