Mesmo em um mundo tão conectado, as viagens corporativas ainda são de grande valor para gerar novos negócios e oportunidades às empresas dos mais variados portes e setores. Para facilitar e otimizar essas viagens, é importante buscar tecnologias e ferramentas que ajudem a tornar o processo mais prático, como o Online Booking Tool.
O que é Online Booking Tool?
Online Booking Tool (OBT) é uma ferramenta que surgiu com o objetivo de proporcionar mais agilidade e praticidade tanto para o gestor de viagens, quanto para o colaborador que irá viajar. O OBT auxilia na pesquisa e automatização de tarefas como o aluguel de veículos e a reserva de passagens aéreas e hotéis.
As funcionalidades da ferramenta ajudam na otimização do tempo, dos processos e na implementação de melhorias na gestão de viagens corporativas, o que implica em maior flexibilidade e redução de custos para a empresa.
O que observar ao escolher seu OBT?
Por mais que cada empresa possua suas particularidades em relação às viagens de negócio, algumas funcionalidades são benéficas para, praticamente, todas as organizações.
Esta ferramenta pode ser adaptada para as necessidades de qualquer empresa, parametrizando e respeitando sua Política de Viagem.
Diante deste cenário, separamos 5 funcionalidades que todo OBT precisa ter. Confira:
Possibilidade de cotação, comparação e reserva de hotéis, voos e locação de veículos
Não é necessário entrar em contato com um agente de viagem para isso, já que as etapas de cotação, comparação e emissão de reservas podem ser feitas em poucos minutos por conta própria, enquanto trocas de e-mails com um consultor de viagens podem ser mais demoradas e os preços eventualmente vir a sofrer alterações até a etapa final de aprovação do gestor.
Dentro da ferramenta, você tem acesso às melhores opções e não perde tempo com o processo de comunicação envolvido até a reserva e emissão da passagem, hotel ou outros serviços. Isso representa economia para empresa e ganho de eficiência em todo processo.
Estabelecer um teto para os gastos com passagens aéreas, hotéis e locações de carros
Dentro da ferramenta é possível estabelecer um limite de gastos, ou seja, um teto, sem precisar aguardar necessariamente aprovação de gestores.
Na prática, o colaborador pode pesquisar os parâmetros desejados e filtrar o que pode ser usado dentro do limite estabelecido, cumprindo assim a política de viagens da empresa, sem perder tempo com resultados que poderiam até não vir a ser aprovados pelos autorizadores.
Permitir parametrização de antecedência mínima de compra
Principalmente para reserva e emissão de passagens aéreas e reservas de hotéis, normalmente quanto maior a antecedência com que se compra, melhores são os preços.
Logo, quando a empresa estabelece parâmetros sobre a antecedência mínima para fazer a compra em relação a data da viagem, a tendência é que isso gere uma economia clara para empresa, e esse saving é apontado de forma clara nos relatórios dos OBT’s ou no B.I da agência que atende sua empresa.
Permitir parametrização da Política de Viagens e fluxo de autorização
Ao incluir a Política de cada empresa dentro da ferramenta, é possível impedir ações que não estejam de acordo e enviar avisos quando as regras não são respeitadas.
Com essas diretrizes, a empresa pode evitar desperdícios de recursos e ainda consegue avaliar os pontos de atenção para readequar sua política e rever os fluxos necessários para otimizar seus processos, gerar ganhos de produtividade e redução de custos.
Gerar relatórios de diversos tipos como desvio de política, top viajantes, antecedência média de compra, savings, etc.
Ao conseguir acesso a dados e relatórios da ferramenta, a empresa consegue um maior controle de custos e calcular se seus investimentos estão tendo retorno ou não.
Além disso, consegue acompanhar como está a experiência e satisfação de seus colaboradores/viajantes, se estão conseguindo cumprir ou não as políticas da empresa, orientar todo time para o melhor uso da ferramenta e da agência.
Com esta automação, toda a gestão ganha mais eficiência, evitando falhas e reduzindo custos para sua empresa.
Anotou as dicas? Agora que você já sabe como é importante investir em soluções para suas viagens corporativas, é hora de buscar o Online Booking Tool ideal para sua empresa e começar a aproveitar todas as vantagens dessa ferramenta!
Aqui na Costa Brava avaliamos todo cenário da sua empresa, cultura, tamanho, perfil, política de viagens para ajudar você a fazer as melhores escolhas e ter a máxima performance no seu programa de Viagens!
