Clientes da Costa Brava, bem como Eduardo Murad (ALAGEV), acreditam que controle de budget via automatização permite maior agilidade e detalhamento de gastos

Fazer o gerenciamento de viagens corporativas envolve inúmeras responsabilidades e diversos detalhes. Dentre eles, está o controle de budget. Algumas empresas controlam os custos e despesas das viagens de seus colaboradores sem definir propriamente os processos e usando uma forma de gestão ainda manual. Diante disso, Fernanda Braga, Travel & Fleet Team Leader (Líder da Equipe de Viagens e Frotas) da CI&T (cliente Costa Brava), diz que, antes de migrarem a uma gestão de viagens automatizada, havia um “pingue-pongue de e-mails” entre viajantes e gestores. Afinal, em uma multinacional especialista em soluções digitais como a CI&T, a estrutura de aprovação de centro de custos é bastante detalhada e burocrática, segundo Fernanda.

“Há cerca de 2 anos, nós resolvemos mudar para um sistema de automação de viagens junto à Costa Brava. A partir daí conseguimos oferecer mais facilidades aos nossos viajantes, como autonomia e rapidez. Não precisávamos mais do ‘pingue-pongue de e-mails’ para uma viagem ser aprovada e sair do papel. Hoje temos agilidade e fornecemos autosserviço aos colaboradores.”, afirma Fernanda Braga, Travel & Fleet Team Leader da CI&T.

Independentemente do porte da empresa, o uso de processos internos bem definidos para ter eficiência no trabalho é algo primordial. É o que acredita Rosangela Duarte, Gerente de Contas – Sucesso do Cliente na Costa Brava.

Ela até mesmo cita o exemplo de um dos nossos clientes. Diz que o ambiente da empresa no sistema de automação de gestão de viagens está integrado ao ERP*. Ou seja, ao criar uma solicitação de viagem, o sistema, por meio da integração, consulta no ERP o budget disponível no centro de custo inserido na solicitação de viagem. Assim, o processo apenas segue se tiver budget disponível. Caso não tenha, a solicitação não é criada. “Isso proporciona 100% de controle de budget e cumprimento do orçamento designado para as viagens”, afirma Rosangela.

Portanto, a automatização de processos por meio de sistemas tecnológicos é uma peça-chave. Essa também é a visão de nosso entrevistado especial, Eduardo Murad, diretor executivo da ALAGEV (Associação Latino Americana de Gestores de Viagens e Eventos Corporativos).

Além de facilitar as tarefas e reduzir o tempo gasto para executá-las, o uso desses sistemas colaboram para a redução de erros humanos. Confira como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a economizar tempo e recursos.

O problema da gestão manual do controle de budget

A discussão sobre as políticas de viagens corporativas é cada vez mais presente dentro das empresas. Isso se deve, principalmente, ao aumento do número de viagens a trabalho. Essas trazem consigo responsabilidades e riscos, tanto para os colaboradores quanto para as organizações. Com a globalização, crescem também as viagens para destinos internacionais, cujo controles de budget são ainda mais complexos, uma vez que os gastos são maiores e mais numerosos.

Com isso em mente, podemos pensar sobre as limitações de usar processos manuais. Embora seja lento e custe caro para as empresas, o uso desses métodos é ainda bastante comum. O problema é que eles dificultam profundamente o controle das políticas de viagem corporativas. E, a gestão manual afeta o andamento dos processos, já que torna mais difícil seguir devidamente as regras internas.

“A maioria das empresas ainda adere a métodos manuais, como planilhas, ou offline integrados com ERP. Afinal, esses processos manuais só demonstram um panorama geral dos gastos, não oferecendo uma total visibilidade do que pode ser otimizado.”, comenta Eduardo Murad, diretor da ALAGEV.

Nossa Gerente de Contas – Rosangela Duarte – da área de Sucesso do Cliente complementa:

“Acredito que, em pouco tempo, muitas mais irão aderir aos meios que promovem menor tempo de processamento, maior ganho de produtividade dos funcionários e da gestão, além de maior segurança.”

Ainda, no caso do trabalho da contabilidade, o uso de sistemas tradicionais pode ser contraproducente para o controle de budget, pois significa, por exemplo, fazer toda a análise de notas fiscais e de uma excessiva quantidade de documentos. Por tratarem-se de papeis, podem ser perdidos ou danificados com facilidade, o que indiretamente acaba gerando um maior custo para a empresa.

“Sistemas especializados em gestão de viagens facilitam muito a vida do viajante e do gestor. Fica mais fácil cumprir a Política de Viagens. É possível, ainda, fotografar recibos e esses já serem contabilizados nos gastos. Ou seja, o viajante não precisa carregar um monte de comprovantes e correr o risco de perder um – e causar confusões na prestação de contas.”, diz Murad.

Sistemas especializados em gestão de viagens facilitam muito a vida do viajante e do gestor

O risco das planilhas de Excel

A maioria dos gestores de viagens está acostumada a lidar diariamente com diversas planilhas de Excel. Elas consistem em ótimas ferramentas dentro do mundo corporativo para o desempenho de diferentes tarefas. Porém, as planilhas jamais deveriam ser a única ferramenta na gestão e controle de budget das viagens corporativas.

“Eles [diversos clientes específicos] aderiram a este formato integrado – e automatizado – devido ao estouro de orçamento que frequentemente ocorria. Situações emergenciais continuam existindo, mas a gestão do crédito e exceções têm um controle muito mais forte. O controle de budget orçamento integrado reflete no cumprimento das políticas, o que consequentemente reflete no orçamento.”, afirma a Gerente de Contas – Sucesso do Cliente da Costa Brava.

O risco ligado às planilhas se deve ao fato de os dados não estarem realmente seguros, já que eles estão expostos, podem ser copiados e até mesmo manipulados. Além disso, não podem ser feitos de forma colaborativa, o que sobrecarrega alguns departamentos. Embora sejam úteis, as planilhas estão sujeitas a possíveis erros humanos.

“O uso de sistemas automatizados não impede que a empresa possa gerar planilhas para a produção de relatórios, mas eles trazem mais segurança para as operações. Aquelas que ainda não utilizam métodos tecnológicos nas suas operações podem encontrar dificuldades para expandir e crescer exponencialmente.”, menciona Murad.

Por que é importante automatizar processos

“Novamente cito a importância de sistemas especializados em gestão de viagens, oferecidos por agências. Esse tipo de sistema é capaz de informatizar processos e trazer um nível de detalhe profundo sobre as despesas.”, afirma o diretor da ALAGEV.

A Costa Brava é uma agência de viagens que oferece os mais diversos sistemas de solicitação de viagens, controle de budget, entre outros. Assim como em outras atividades, a tecnologia deve ser usada a favor da empresa também na gestão de viagens corporativas. Afinal, esses sistemas, além de automatizarem os processos, reduzem as chances de erros que podem ser bastante negativos.

“Nós fizemos várias pesquisas e benchmarking com outros clientes da Costa Brava. Buscávamos uma agência de viagens que fosse a nossa cara no sentido de inovação. E, então, depois dessas etapas todas de estudo, vimos que a Costa Brava era a empresa certa, consolidada no mercado e que supre nossas necessidades em gestão de viagens”, elogia Fernanda Braga, da CI&T.

Entender como a verba disponível foi usada é tão fundamental quanto ter conhecimento sobre o valor que está sendo destinado às viagens. Pensando nisso, os métodos que fazem uso da tecnologia permitem, por exemplo, a classificação dos gastos por categorias, como hospedagem, transporte aéreo e terrestre, alimentação. Isso facilita o fechamento da contabilidade, o planejamento e a rápida produção de relatórios de despesas.

Confira a entrevista completa com Eduardo Murad (diretor da ALAGEV); Fernanda Braga (Travel & Fleet Team Leader da CI&T) e Rosangela Duarte (Gerente de Contas-Sucesso do Cliente da Costa Brava)

CB (Costa Brava): Qual o maior desafio às empresas em relação ao controle de budget para viagens corporativas?

FB (Fernanda Braga): Na CI&T os desafios hoje não têm relação aos processos de viagens em si. Isso conseguimos solucionar junto à Costa Brava com a automação. O maior desafio, então, é o valor das passagens aéreas sem antecedência. Nós temos uma política rígida em relação às antecedências. Porém, é inevitável que algumas viagens aconteçam de última hora e isso acabe atrapalhando o controle orçamentário previsto…

RD (Rosangela Duarte): Acredito que o desafio maior paras as empresas são as adversidades mesmo, as despesas não programadas, porém, necessárias. Mudanças estratégicas, do mercado, do país e outras, que provocam despesas extras. Exemplo recente: a greve dos caminhoneiros que gerou custo extra de hospedagem, combustível nas locações… Ou seja, valores não programados aos gestores e viajantes.

EM (Eduardo Murad): O gestor de viagem precisa compreender que é necessário dar um largo passo para trás; e depois seguir em frente. Ou seja, tem de entender que o budget não se refere somente aos custos mais comuns, como passagens e hospedagem. Mas também a taxas, impostos, gastos com transfers, táxi, etc. Outra grande dificuldade é ter acesso a dados dos canais oficiais de reserva. Aqueles que não contam com uma agência de viagens corporativas não conseguem mensurar e especificar todos os gastos.

CB: As empresas ainda se utilizam de um sistema muito arcaico para gerir viagens? Por quê? E, se sim, o que falta para elas mudarem?

RD: Eu acho que as empresas que ainda utilizam Excel ou formulário para gestão de despesas são empresas de cultura mais “tradicional” ou “caseira”. Mas acredito que, em pouco tempo, irão aderir aos meios que promovem menor tempo de processamento e ganho de produtividade dos funcionários e da gestão, basta que experimentem para sentirem a diferença.

EM: Sim. A maioria das empresas ainda adere a métodos manuais, como planilhas, ou offline integrados com ERP. Ao contrário do que se pensa, mesmo os sistemas integrados com ERP trazem uma visão superficial das despesas com viagens. Afinal, esses processos só demonstram um panorama geral dos gastos, não oferecendo uma total visibilidade do que pode ser otimizado. O que falta para mudarem é a adesão a sistemas de gestão de viagens informatizados e especializados. Esses possibilitam um maior detalhamento dos custos.

CB: Qual o principal receio e/ou dificuldade da automação de processos em viagens?

FB: O maior receio é em relação à implementação da automação. Os colaboradores estão acostumados com determinado sistema, com determinado layout, funcionamento, parâmetros e burocracias… É preciso vencer esse incômodo inicial.

EM: Não creio que haja um receio da automação. O que ainda está ausente é a atenção por parte das empresas ao nível de detalhamento de controle de budget. Por exemplo, na prestação de contas de hotéis foi constatado um gasto de R$ 500. Esse é um panorama geral. Porém, o gestor não sabe o quanto foi gasto com diárias, lavanderias, taxas de hospedagem, entre outros itens… Assim, não consegue controlar e otimizar o orçamento de acordo com a Política de Viagens, pois não sabe o que, exatamente, pode ser ajustado ou reduzido…

CB: Qual o papel do viajante em relação ao controle de budget?

EM: O viajante é o usuário final da viagem. Seu papel principal está associado a cumprir a Política de Viagem. Portanto, tem de exercer boas práticas quanto ao que foi estabelecido na política; bem como usufruir dos fornecedores e sistemas homologados. E, claro, fazer uma prestação de contas adequada e completa.

CB: Quais tendências e/ou tecnologias podem ser aplicadas na gestão de orçamento?

EM: Novamente cito a importância de sistemas especializados em gestão de viagens, oferecidos por agências. Esse tipo de sistema é capaz de informatizar processos e trazer um nível de detalhe profundo sobre as despesas. Além disso, facilita muito a vida do viajante, aumentando seu grau de adesão a uma ferramenta automatizada. Afinal, fica mais fácil cumprir a Política de Viagens já integrada ao sistema.

É possível, ainda, fotografar recibos e esses já serem contabilizados nos gastos. Ou seja, o viajante não precisa carregar um monte de comprovantes e correr o risco de perder um – e causar confusões na prestação de contas. Portanto, um sistema especializado em gestão de viagens permite um melhor gerenciamento por parte do gestor e maior autonomia ao viajante.

RD: [Muitos Clientes da Costa Brava] aderiram a este formato integrado devido ao estouro de orçamento que frequentemente ocorria. Situações emergenciais continuam existindo, mas a gestão do crédito e exceções tem um controle muito mais forte. O controle do orçamento integrado reflete no cumprimento das políticas, o que consequentemente reflete no orçamento.

CB: Como assimilar possibilidades de imprevistos no orçamento?

EM: Com um sistema de gestão de viagens. Com ele, como falamos, é possível ter um maior detalhamento de onde está cada gasto. Maiores detalhes proporcionam um maior controle. Assim, pode-se prever a média de gastos com hotéis no próximo ano, por exemplo, com os relatórios extraídos. Também, ter uma previsão de variação do mercado – mesmo o segmento de Turismo sendo bastante variável.

Recomendo, ainda, estabelecer uma margem de segurança de budget (de 5% a 10%), sendo essa inserida na Política de Viagem. Uma dica que sempre forneço a todos é ampliar a comunicação interna. É extremamente necessário que o gestor de viagens converse com áreas internas e conheça todos os projetos recorrentes e aqueles que estão para ocorrer. Isso o ajudará a nortear negociações de modo mais eficaz.

Para exemplificar: sua organização fechou um projeto em Manaus. Porém, esse destino não costuma ser cotado pelo gestor de viagem, pois não atende a viagens frequentes da empresa. Se o gestor não estiver a par do projeto, será complicado ter economia em rotas, hospedagem e demais serviços – especialmente em cima da hora. A comunicação é essencial.

Sua empresa está precisando automatizar os processos de gestão de viagens corporativas? Conte com a ajuda da Costa Brava!

*ERP: sigla de “Enterprise Resource Planning” ou “Sistema Integrado de Gestão Empresarial”. Ou seja, o ERP é um software de integração de atividades de vendas, contabilidade, compras, logística e demais setores.