Se a sala plenária ficou obsoleta, em qual formato de eventos os gestores podem apostar? A Costa Brava te conta!

A sala hotel/plenária é um formato de evento que está em desuso. Como busca sempre o fator surpresa, o gestor de eventos conectado espera por algo que provoque um grau de encantamento em seus convidados e isso não vem mais acontecendo com o velho formato tradicional. O óbvio e esperado é deixado um pouco de lado para ser usado apenas em situações muito específicas e pontuais. Mas a pergunta é: o que de novo entrará em seu lugar? O que é tendência de formato de eventos?

Novos estilos de tendência de formato de eventos fazem uma releitura do que já havia sido feito até então, porém seguem mais atualizadas, para um público que pede urgência e velocidade. Para atendê-lo é essencial manter a criatividade lá em cima, com vanguardismo, destaque em relação às estratégias da concorrência, de forma a tornar o evento uma referência tanto para clientes como para colaboradores e outros públicos que dele participem.

Algo que vem sendo adotado desde o ano passado e que continua como tendência de formato de eventos para esse ano é a mistura de formatos já existentes e com um belo toque de personalização e inovação. Saiba mais abaixo.

A principal tendência de formato de eventos é… misturar tudo!

Enquanto muita gente passa longe dos formatos de eventos obsoletos, a principal preocupação com os novos formatos é que eles tenham participantes mais engajados com o evento e não mais meros convidados ou ouvintes. O objetivo é que as pessoas não fiquem comportadas como clientes, mas interajam mais e, para o gestor de eventos, o desafio é justamente o de encontrar maneiras de apimentar as coisas e realmente movimentar mais esse público.

Para isso, deixe o obsoleto de lado e crie um mix de vários tipos de tendência de formato de eventos. Uma das maneiras mais eficientes para substituir o velho formato de eventos é realmente misturar dois ou três formatos antigos para criar algo completamente diferente! Quer um exemplo? Ao invés de executar um evento em formato de painel ou oficina é possível criar um almoço que acontece enquanto o orador principal se apresenta. Ou ainda, vale começar tudo com um belo networking, onde as pessoas podem se engajar mais com outros participantes ao mesmo tempo em que elas recebem estímulos diferentes em seu olfato e paladar com a comida especial que lhes foi servida.

Claro que para adotar esse formato de evento “remixado” é importante escolher muito bem a sala que será usada, porque o ambiente para a interação é algo que deve combinar versatilidade e amplitude de espaço para que as relações fluam bem e com naturalidade.

O ideal é que tudo também seja planejado para oferecer algum poder à audiência, mas de forma que a organização ainda consiga manter tudo sob controle. É possível liberar perguntas por meio de hashtags em redes sociais, minimizando assim o uso do microfone, contando com mais participantes que teriam timidez em falar por meio dele e, ao mesmo tempo, mantendo tudo sob a gestão de um responsável por selecionar e responder tais perguntas.

Outra coisa que cai em desuso são os formatos muito dependentes de slides como recurso. Além de ser cansativo para o público, estes formatos costumam ser pouco interativos, o que foge muito de tendência de formato de eventos. O melhor mesmo é apostar em um formato que ofereça o conteúdo em “etapas”, de forma sucinta, com mais oradores falando sobre o mesmo tema, porém com apresentações rápidas, onde o tempo de 5 a 10 min por palestrante é algo bastante razoável.

Quer uma dica? Experimente criar um conteúdo mais denso e enviá-lo exclusivamente por e-mail para todos os participantes ao final do evento. Isso fará com que os convidados se sintam especiais por acessarem com exclusividade esse conteúdo, ao mesmo tempo que eles não terão seu tempo desperdiçado em uma sequência de slides intermináveis que os deixaria estáticos e sonolentos.

Você pode mesmo abusar da criatividade ao misturar formatos: com elementos artísticos e de lazer combinados com o corporativo ao apostar, por exemplo, em uma peça teatral que seja informativa e passe uma comunicação importante da empresa a seus colaboradores. Você também pode contratar uma banda para o lançamento de um produto (desde que o som seja adequado ao seu perfil de público e esteja em um volume que não atrapalhe o objetivo principal). É só lembrar de sempre manter essa criatividade totalmente conectada ao seu público: aquilo que ele gosta, elementos que o entretenham e que ele não acharia abusivo, ofensivo ou mesmo chato. De resto, o remix criativo tá valendo!

Quem é o público que a nova tendência de formato de eventos deverá atender?

O mais importante ao se pensar no formato é entender que estamos lidando com pessoas da geração Y ou influenciadas por rotinas pertinentes a essa geração. Por isso, são pessoas mais conectadas, informatizadas e que buscam estímulos o tempo todo. Fora isso, cardápios com opções para vegetarianos e eventos sustentáveis (que gerem menos lixo, que reciclem, que danifiquem menos o meio ambiente) começam a ser mais atraentes também.

É um público que busca a qualidade como ultimato em cada experiência, incluindo no cuidado com imagens e vídeos de cobertura. Por isso, vale até contratar uma equipe interna para fazer a cobertura e disponibilizar fotos para a imprensa e convidados preservando essa “aura” de qualidade no pós evento e em sua divulgação posterior.

Toda essa preocupação em atender a geração conectada somando-se ao mix de formatos, conteúdos rápidos, tecnologia de ponta e estimulante, além de uma experiência que convide o público ao movimento e a participação, são detalhes que tornam os eventos corporativos cada vez mais atraentes, práticos e dinâmicos. Estes são fatores que nos ajudam a explicar porque está mesmo na hora de dar adeus aos velhos formatos de eventos e partir para a novidade!