Veja como não errar ao definir a sua RFP para eventos corporativos

Request for proposal ou simplesmente RFP é a solicitação de propostas feita por empresas a seus fornecedores de eventos corporativos. Assim, elas abrem espaço para a concorrência entre possíveis prestadores do serviço. Tudo isso de forma a estabelecer os critérios que a empresa levará em conta na hora da negociação.

Para que serve a  RFP?

Por meio da RFP para eventos corporativos, as empresas podem definir o escopo do projeto, os termos e condições de negociação, além das responsabilidades na prestação do serviço. Cada um destes itens deve ser sempre muito bem alinhado e escrito de forma clara e objetiva. Assim, evita-se qualquer mal-entendido no futuro.

A RFP deve englobar vários pontos que vão desde o escopo do projeto, como falamos, e cronograma até mesmo como a empresa deseja receber os orçamentos. Não esqueça de incluir também as formas de pagamento para o projeto. Quanto mais detalhes houver, melhor! Afinal, a RFP para eventos corporativos é uma ferramenta poderosa de cotação, garantindo a escolha por trabalhos bem feitos e com preços atraentes.

Custo-benefício

O custo-benefício que a RFP avalia é algo excelente àqueles projetos mais elaborados, envolvendo muitas pessoas. Portanto, projetos com um investimento maior da empresa. São os casos em que os pedidos tradicionais de orçamento acabam sendo ineficientes, bagunçados e dispersos… E, desta forma, podem atrapalhar a escolha da empresa.

Para projetos simples, a RFP pode ser dispensável. A empresa pode optar por uma RFQ (Request For Quotation, ou pedido de cotação), que é algo um pouco mais sucinto. Mas, quando os eventos corporativos são dotados de maior complexidade, a RFP se torna essencial.

Uma RFP bem elaborada não deve deixar de conter:

1. Introdução e Sumário Executivo

Pode ser escrito no final da elaboração do projeto. Este é um guia que pode ajudar os fornecedores a visualizarem, de forma rápida, o que irá tratar o projeto e se ele está dentro de sua alçada ou não. O sumário os ajuda a percorrer o projeto e rever itens relevantes.

2. Visão Geral dos Negócios

Em que área sua empresa atua, com descrição sobre o segmento de mercado e os produtos e serviços que ela oferece. Todos esses detalhes ajudam a situar o fornecedor e alinhar sua percepção sobre como pode, e se pode, ajudar a empresa com seus serviços oferecendo a solução mais adequada.

3. O Escopo do Projeto

Qual o trabalho que a empresa necessita de seu fornecedor. Cada detalhe é de suma importância para que o fornecedor entenda se ele tem estrutura e competência para desenvolver um trabalho conforme demandado.

4. A Meta do Projeto

Intenção da empresa a partir do trabalho. Toda produção deve conduzir a um objetivo final. Ele deve ser detalhado de forma clara pela empresa para que o fornecedor entenda as expectativas da empresa com a realização do trabalho. Esta definição pode entrar como um subitem do escopo.

5. Cronograma do Serviço

Dealines (prazos) ou datas para que cada etapa do projeto seja cumprida. O respeito rigoroso aos prazos pode, em alguns casos, ser essencial para que o projeto saia do papel.

6. Premissas e Restrições

As premissas são tudo que é essencial para o andamento do projeto e critérios básicos para seu desenvolvimento. Já as restrições são o oposto: itens que podem prejudicar o projeto como falta de tempo, qualidade aquém do esperado ou altos custos para que o projeto seja colocado em prática.

7. Responsabilidades

São os compromissos que tanto a empresa se compromete em relação ao fornecedor, como também a empresa fornecedora deverá cumprir em relação ao solicitante. O trabalho é uma parceria entre o solicitante e o prestador e é necessário haver um compromisso ético por ambos os envolvidos.

8. Governança do Projeto

Onde a empresa explica qual o modelo de gestão que espera adotar durante a execução do projeto. A RFP para eventos corporativos precisa definir alguns pormenores para que a fornecedora entenda o compromisso que irá assumir.

9. Modelo de Orçamento

Essencial para garantir uma ordem e facilidade de comparação entre os projetos. O modelo deve especificar o formato, mas também os campos que devem constar, a granularidade (nível de detalhe) e totalizações.

10. Formas de Pagamento

Qual o modelo de pagamento que a empresa pretende assumir.

11. Termos e Condições

Tudo deve ser listado em ordem para o fornecedor. Como: a duração do contrato e possibilidade de renovação, garantias de entrega e penalidades para descumprimento, entre outros.

12. Critérios de Seleção

Podem indicar o que a fornecedora deve negociar para ser escolhida entre as concorrentes. O que é essencial para a empresa decidir: se será a criatividade, maior qualidade, menor orçamento, possibilidade de cumprimento de prazos, etc.

Outras dicas importantes na RFP para eventos corporativos:

– O gestor de eventos pode elaborar a RFP e revisá-la com outros profissionais da empresa que estejam envolvidos no projeto e possam contribuir com novas visões. Como dissemos, cada detalhamento é importante. As RFPs para eventos corporativos bem detalhadas são uma forma de evitar que haja retrabalho e, consequentemente, aumento de custos com o projeto.

– Outro ponto importante é a clareza do conteúdo, que deve ser a ordem na RFP para eventos corporativos. Informações de duplo sentido ou contraditórias podem abrir margem para equívocos e limitar o direito de reclamação pela contratante. Tudo deve ser claro e objetivo, embora muito bem descrito e detalhado no corpo do texto.

– A RFP deve ser respeitada como um documento oficial, portanto, a empresa deve assumir a responsabilidade pelo que descrever e pelo que deixar de descrever. Por outro lado, descumprimentos do fornecedor que tenham sido especificados são direito da empresa solicitante.

– É importante também que o cronograma siga datas reais que a empresa estipulou para cada etapa. Prazos curtos podem afastar alguns concorrentes de “disputar” o projeto, mas prazos longos que precisem ser antecedidos podem fazer empresas assumirem compromissos que são incapazes de cumprir.

– Seja razoável e ético na hora de estipular os prazos, colocando antecipadamente todas as datas que devem ser respeitadas. O fornecedor é quem sabe se pode ou não as cumprir, mas, ao responder à empresa, ele irá assumir formalmente esse compromisso.

– Uma boa forma de começar tudo é fazer um alinhamento geral antes do fornecedor começar o serviço e oferecer um canal aberto de comunicação para todos os momentos que ele tiver dúvidas. Uma due diligence (planejamento detalhado) pode ser eficiente para esclarecer tudo a princípio.

Mão na massa!

Se considerar tudo isso, há grandes chances de que a empresa receba boas propostas a partir do envio da RFP para eventos corporativos, e possa assim decidir pelo melhor negócio.